Ventajas de un sistema de Gestión Documental

La organización de archivos puede ser un trabajo muy duro, ya que muchas veces se debe actualizar día tras día. En la actualidad, muchas empresas utilizan los gestores de archivos para que este trabajo sea más sencillo, además estos pueden mezclar archivos en papel y digitales en un mismo lugar. 

Para que estos archivos se puedan mezclar, se deben escanear los papeles y así lograr que se digitalicen en formato PDF, Excel o imagen. Es por esto, que en este artículo te hablaremos de todas las ventajas de un sistema de gestión documental en tu empresa.

Biblioteca digital

Antiguamente, encontrar papeles de años atrás podía ser un trabajo muy costoso, ya que tomaba mucho tiempo que se pudieran localizar. Esta biblioteca digital de documentos es un gran aliado para poder tener ordenado todos los papeles imprescindibles para la empresa y poder así lograr que se encuentren más rápido y acceder con tan solo un clic. 

Además de que este sistema de gestión documental/solicitar sirva para tener una organización mejor de la empresa, esta es de gran ayuda en caso de tener que editar algún documento o compartirlo, y esto se debe a que el acceso es mucho más rápido y logra así que los trabajadores no tengan que perder mucho tiempo en encontrarlos.

Documentos seguros

Para evitar que se sepa una información importante de la empresa, muchas de ellas deciden instalar uno de estos sistemas de gestión, por el hecho de que ayudan a que no cualquiera pueda acceder a estos archivos. Siempre es importante para una empresa que no se filtren documentos que puedan comprometerse o que lleguen a manos equivocadas y todo esto se puede evitar muy fácilmente, a través de estos sistemas. 

Antiguamente, la tenencia de dichos documentos en papel hacía que cualquiera pudiera disponer de ellos o que en caso de algún incendio o inundación se pudieran perder todos, es por esto, que contar con estos sistemas puede ser una de las mejores decisiones que tomen para proteger y modernizar tu empresa. 

Se dice que estos sistemas son seguros, ya que cumplen con un gran cifrado de seguridad, que garantiza que todos los archivos que sean guardados ahí estén a salvo de cualquier ataque o manipulación. 

Acceder desde cualquier lugar a documentos 

Si estás buscando la forma de tener al alcance de tu mano todos los documentos al momento de necesitarlos, este sistema puede ofrecerte localizar todos los archivos que necesitas en cuestión de segundos.  

En caso de contar con el sistema de documentos por nube, vas a poder acceder a cualquier archivo desde cualquier lugar y dispositivo. Además, gracias a este software terciario podrás reducir la entrada de datos maliciosos y reducir los errores en la plataforma. Con esto podrás agilizar trabajo y ahorrar tiempo.

Organización total

Con la organización podemos lograr que nuestra empresa pueda prosperar y que los empleados puedan trabajar de la mejor manera. Con este sistema de archivos, podremos filtrar la información y dividirlos en distintas categorías, lo que hará que toda la información se encuentre ordenada y tenga un fácil acceso.  

Lo que más se destaca además de la organización, es que podremos acceder a ciertos documentos con palabras claves, lo que hace que se agilice la búsqueda y no perdamos tanto tiempo buscando por cada archivo.

Buena gestión de recursos

La eficiencia del sistema trae consigo muchos beneficios, por ejemplo, la ganancia de tiempo en una empresa significa que ahorramos dinero y este es uno de los puntos fuertes de este sistema. Además, una gestión de documentos se puede adquirir con una inversión mínima. 

Compartir documentos en tiempo real 

Muchas veces necesitamos que distintos colaboradores sean quienes lleven a cabo esta tarea y si bien se debe elegir a los que menos errores cometen, este sistema permite que se pueda elegir qué personas lo pueden usar y quienes no. Además, el sistema podrá detectar y señalar a las personas que modifiquen o visualicen un archivo, para poder realizar un mejor control y evitar errores. 

Además, con este sistema podremos compartir archivos desde cualquier lugar, como así también, saber quién fue el que lo compartió.  

Como mencionamos anteriormente, esta es una gran herramienta que ayuda al control de tu empresa. Esta se destaca en mantener un orden, poder contar con el archivo necesario al instante y lograr que todo funcione correctamente.  Con la digitalización de cada archivo, podrás lograr que se encuentren a salvo y que no caigan en manos equivocadas o se pierdan. 

¿Ya conoces Buk?

Contar con un sistema de gestor de archivos (como el de Buk), ayuda a que puedas realizar distintas tareas, ahorrar tiempo y mejorar las condiciones de trabajo del personal. Otro de los grandes beneficios es que este cuenta con diferentes sistemas para cada área y así lograr conseguir el que más se adecúe a tus necesidades y te ayude a crecer a ti, a los colaboradores y a la organización. ¿Qué esperas para crear tu lugar de trabajo más feliz?