¿Qué es gestión documental?

Una apropiada gestión de documentos es síntoma de bienestar empresarial. Con frecuencia, los documentos inundan las mesas y los cajones de recursos humanos, pues es gracias a ellos que se tiene la información y el conocimiento esencial para manejar  la base de datos de esta área. Y no solo de la gestión de personal, esta gestión permite mantener el rumbo y orden de la compañía, en pro de las metas empresariales. 

Comprender qué es gestión documental y cómo funciona en los negocios, permite lograr un mejor manejo de los documentos existentes dentro de tu organización. El concepto “gestión de documentos” hace referencia al plexo normativo y a las prácticas organizadas al momento de establecer y ordenar adecuadamente toda la documentación, en papel o digitalizada, que puede almacenar y rescatar una empresa diariamente.

¿Cuál es el proceso de la gestión documental?

El proceso de gestión documental garantiza un buen rendimiento en la optimización de los recursos de una compañía. En el terreno práctico, abordar del mejor modo un proceso documental acompaña la realización de las metas propuestas por las empresas. A continuación hablamos cuáles son estos procesos:

1. Carga de la documentación: Decidir el modo en que se subirán los archivos al sistema. Por ejemplo, si será un informe gráfico o una tabla de Excel.

2. Producción y valoración: Esta instancia avanza hacia la estimación de los datos con el afán de intervenirlos, clasificarlos y organizarlos según la conveniencia personal.

En este sentido, es fundamental considerar la gravitación y utilidad de cada documento, para luego articular una meticulosa creación, clasificación, medios y soportes de los archivos.

3. Gestión: Instancia que se ocupa de analizar la documentación, según su respectiva importancia al interior de la compañía y también hacia el exterior de la misma. Los aspectos influyentes en este paso son: trascendencia, calidad, necesidad.

4. Vigilancia: Inmediatamente después de categorizar a los documentos, se procede a organizar la información, ya sea en físico o digitalmente, evaluando el grado de almacenamiento y el sector al que pertenecen dichos documentos.

5. Transferencias y consultoría: Delimitación de las políticas atinentes a la estructura, formato, migración y TED (tablas de estimación documental). Si se consulta por algún documento en particular, tendrá que facilitarse el acceso para evacuar las dudas, vía correo electrónico, aplicativos, de manera física o a través de una nube.

Importancia de una adecuada gestión documental 

La correcta gestión de documentos es esencial para las compañías, debido a que:

• Favorece completos sistemas de gestión informativa, eficiente y ágil.

• Es una herramienta práctica a la hora de las evaluaciones de riesgo en la organización.

• Es altamente eficaz para efectuar las auditorías de documentos, a la par de la realización en los análisis de procesos.

• La gestión documental no basa su pericia en instituciones privadas sino también públicas.

• Se ocupa de constatar que no falte ningún aspecto técnico o normas básicas en las empresas. Estas gestiones prueban la calidad y protección de los productos y servicios.

• Ofrece garantías permanentes a los usuarios, a la hora de intervenir sobre los requisitos preliminares y elementales en los productos/servicios que se diferencian del modelo de negocio de la competencia.

¿Qué se entiende por software de gestión documental? 

Este vocablo representa una aplicación informática que habilita las siguientes instancias: enrutado, preservación, difusión y labor en torno a documentación digital –sean elementos escaneados, o elaborados originalmente como electrónicos-. La misma es una herramienta maleable y transversal que posibilita el rastro de diversas problemáticas relativas a los documentos, para luego ocuparse de ellos, aportando las soluciones necesarias.

Una de las características fuertes de estos programas es que brindan una mejor mejor protección de datos, lo que además permite potenciar el flujo de trabajo. Este tipo de instrumento digital, permite compartir información con cualquier colaborador de la organización. El programa no sólo llega a los objetivos primarios, sino que mantiene una estricta custodia sobre el acervo documental.

Por otro lado, hay ciertas normas que otorgan validez, por igual medida, a un documento físico y uno digital. Esto contempla el arribo de archivos contables que diariamente avanzan hacia una digitalización.

Estos programas informáticos, no sólo se ocupan de completar con éxito los procesos de la empresa sino también, obtener resultados de corto y largo plazo, favoreciendo a la calidad de los servicios prestados a los clientes como a todo usuario externo de la compañía. La idea es que investigues qué programa se adapta mejor a tus necesidades empresariales. Muchos tienen la capacidad de realizar clasificaciones según la temática, lo que, a primera vista, reporta una ventaja a la hora de buscar el archivo que buscas.

Asegúrate de que el software sea confiable y demuestra una seguridad a la altura de tu empresa. En consecuencia, el programa debe mantener un cifrado capaz de soportar eventuales ataques cibernéticos que intenten tomar el control de la información.

 ¿Conoces Buk?

Buk es un software de gestión de recursos humanos con el que puedes centralizar las tareas de esta área, desde la nómina electrónica, hasta los procesos de reclutamiento y onboarding. Con Buk puedes digitalizar los documentos de tus colaboradores y almacenarlos de manera segura, además cuenta con la firma electrónica, lo que te permitirá llevar de manera rápida los procesos de tu empresa.