Pasos para implementar la firma electrónica en tu empresa

La firma electrónica es una herramienta que las empresas han ido integrando para facilitar y acelerar la ejecución de distintos procesos internos. Esta cumple la función de autenticar la firma de documentos legales por parte de los colaboradores, y nadie más que ellos puede administrar su uso porque es personal e intransferible. 

En este artículo hablaremos de los pasos para implementar la firma electrónica en tu empresa:

1.  Analizar las necesidades de tu compañía

Si bien la firma electrónica es un método para acelerar y facilitar distintos procesos al interior de tu empresa, antes de lanzarte a un proyecto como este debes analizar las necesidades que tienen como empleador. Esto conlleva a entender cuáles procesos pueden adoptar la firma digital, el tipo de colaboradores que tienes y sobre todo, el presupuesto con el que cuentas, pues este es determinante al momento de adquirir un tipo de firma y un software. 

También, para la implementación de la firma electrónica debes conocer perfectamente las regulaciones legales que tiene el país, ya que su uso puede no ser aplicable en todos los procesos que requiera tu empresa.

2.  Elije la firma electrónica y el software

Una vez establecidos los objetivos y el presupuesto, necesitas investigar acerca de los tipos de firmas que existen. Por lo que te recomendamos adquirir los servicios de un software o empresa especializada en firmas electrónicas. Recuerda que al implementar este tipo de firma, se modifican algunos procesos, entre ellos la forma de almacenamiento de información. 

3.  Establece una política de almacenamiento de datos

La documentación e información de tu compañía y de tus colaboradores debe ser almacenada bajo los mejores estándares de confidencialidad, por lo que, al pasar el manejo de documentos de manera digital, es necesario que establezcas una política de almacenamiento de datos. Para esto, puedes acudir a la empresa dueña del software que contrataste, ellos podrán informarte si brindan el servicio de almacenamiento de datos y si no es así, deberás buscar a una compañía externa que ofrezca ese servicio. Parte de los pasos de la firma electrónica, incluye invertir dinero para que todo el proceso de implementación sea totalmente seguro y transparente.

4.  Socializa y notifica a tus colaboradores

Una nueva herramienta como esta puede resultar extraña, así que es esencial que entiendan cómo va a funcionar, para qué y con qué objetivo. De esta manera, evitarás inconvenientes en el futuro.

5.  Haz un seguimiento de la implementación

Una vez implementada la firma electrónica en tu compañía, debes realizar un proceso de seguimiento y acompañamiento. Medir los resultados de la implementación te ayudará a establecer mejoras o cambios que influenciaran en la confianza de tus colaboradores con la firma electrónica. 

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