El rápido avance de la tecnología ha transformado varios procesos en las empresas alrededor del mundo. La transición de la firma tradicional a la firma electrónica en Colombia viene con algunos cambios que podemos nombrar desde hace aproximadamente dos décadas. Además, el uso de esta tecnología ha ayudado a las empresas a firmar acuerdos con garantías, de manera segura, además de llevar con total trazabilidad los procesos.
¿Qué es la firma electrónica en Colombia?
La podemos definir como la representación de la totalidad de los datos electrónicos relacionados a un documento digital vinculado a una persona o sujeto firmante. La firma electrónica es un tipo de firma que permite a los actores involucrados aceptar o permitir los términos de los documentos al momento de firmarlos de forma digital.
En Colombia el documento firmado electrónicamente ya tiene validez legal. Las principales leyes para la actividad son: La Ley 527 de 1999 donde afirma que “se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”. También el Decreto 1747 del 2000 por el cual se reglamenta parcialmente La Ley 527 relacionado con las entidades de certificación y firmas digitales.
Ventajas de la firma electrónica
En el país se definió esta herramienta como un mecanismo de autenticación de identidad como ya lo mencionamos anteriormente, permitiendo identificar a la persona que está realizando un proceso o mensaje de datos, con el fin de confirmar que ese contenido allí expuesto cuenta con su aprobación, además de ser confiable y oportuno.
Esta tecnología tiene diferentes e importantes ventajas sobre la firma manuscrita, ellas son:
- Reduce costos de almacenamiento: Facilita la consulta de los documentos en el papel, además disminuyen los errores permitiendo mayor trazabilidad y visibilidad del proceso.
- Verificable: se encuentra ligada a la información o mensaje. De manera que si los datos son cambiados la firma queda automáticamente inválida.
- Aceptada legalmente: se han aplicado normas para la actividad de la firma en el país como la Ley 527 de 1999.
- Control exclusivo y única: se encuentra bajo el control único de la persona que hace uso de ella
- Proceso ágil: permite la gestión remota y mucho más rápida sin necesidad del uso del papel.
Es importante que tengas en cuenta la definición legal de esta, pues dentro de lo firmado electrónicamente existen métodos como: contraseñas, códigos, datos biométricos y claves criptográficas privadas. todos estos con el fin de permitir identificar a una persona en relación con un mensaje de datos siempre y cuando sea verídico, confiable y pertinente para el uso de la firma.
Usos de la firma en Colombia
- Gestión empresarial
- Recursos humanos
- Gestiones bancarias
- Relaciones con la administración
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