Certificado laboral: qué es, para qué sirve y plantilla descargable

Existen muchos documentos importantes que respaldan y formalizan la relación entre la empresa y el colaborador. Uno de ellos es el certificado laboral, uno de los documentos más solicitados por los colaboradores. Este documento deja constancia de que una persona trabaja o trabajó para una organización y cumple una función práctica y legal.

El certificado laboral puede ser solicitado en cualquier momento, si es necesario, por ejemplo para acceder a un nuevo empleo, solicitar un crédito o realizar trámites migratorios, entre otros.

En esta nota te explicamos qué es un certificado laboral, para qué sirve, cuáles son sus elementos clave, y te compartimos modelos listos para usar. Además, te mostraremos cómo puedes generar certificados laborales en segundos con Buk, ahorrando tiempo y esfuerzo en tu gestión diaria

¿Qué es un certificado laboral?

El certificado laboral es un documento emitido por el empleador en el que se verifica la relación contractual entre la empresa y el colaborador. El documento se usa para verificar el estado laboral actual del trabajador.

Según el artículo 57 del Código Sustantivo de Trabajo (numeral 7), se debe dar al trabajador que lo solicite, un certificado que consten el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado. Además de documentar si se realiza un exámen médico.

¿Qué datos debe tener un certificado laboral?

El documento incluye datos esenciales como:

• Nombre completo del trabajador
• Número de identificación y 
• Ciudad de expedición del documento
• Cargo que desempeña o que desempeñó
• Fecha de ingreso a la empresa (y egreso, si aplica)
• Tipo de contrato
• Información salarial (opcional)
• Descripción de funciones

En algunas ocasiones, se puede incluir en el certificado laboral una descripción del rol y de las funciones desempeñadas por el colaborador; esto no es obligatorio. En Colombia, la entrega de este documento es una obligación legal del empleador, sin que sea necesario justificar su uso.

Hablando de  Recursos Humanos, el certificado laboral tiene un rol fundamental: 

Resguardar la relación laboral transparencia y a través de un respaldo documental. La experiencia del colaborador mejora siempre y cuando el proceso sea claro para ambas partes.

¿Para qué sirve el certificado laboral?

Un certificado laboral se puede utilizar para diversas situaciones. El contenido de este documento puede variar dependiendo del motivo por el cual se esté solicitando. 

Si por ejemplo, el colaborador va a cambiar de trabajo, es importante incluir el cargo que desempeña y sus funciones. Si por el contrario, se solicita debido a una solicitud bancaria, el certificado debe incluir la información salarial.

A continuación, los principales usos que se le da a este documento:

• Aplicar a un nuevo empleo:

Este es uno de los usos, ya que cuando uno cambia de trabajo, los reclutadores suelen pedir este documento para validar la experiencia previa del candidato y corroborar el cargo desempeñado y el tiempo trabajado. 

• Solicitudes de crédito, arriendos o trámites bancarios:

En el momento en que se solicita alguno de estos procesos, es necesario tener un certificado laboral con la información de ingresos salariales. Esto lo hacen para verificar la estabilidad laboral y la capacidad de pago del solicitante.

• Procesos migratorios o solicitudes de visa:

En estos casos, el certificado laboral es requerido para demostrar que se tiene un empleo activo y por ende, algún tipo de arraigo.

• Trámites para la pensión:

Aquí, el documento es utilizado cuando se requiera hacer reclamaciones laborales o solicitudes de pensión. Con el certificado laboral se puede demostrar el tiempo en el que se ha trabajado o se trabajó y las condiciones contractuales.

• Documentación personal:

Muchas veces los colaboradores simplemente solicitan el certificado laboral para tener un respaldo de su historial laboral. 

Se recomienda solicitar un certificado laboral con la organización, aunque no se tenga pensado realizar alguno de estos procesos. Muchas veces las empresas cambian su nombre o incluso pueden llegar a desaparecer, y si se necesita un certificado, no se podrá obtener.

¿Cuándo es necesario un certificado laboral?

Muchas personas solicitan el certificado laboral para tenerlo guardado de forma preventiva. Sin embargo, existen momentos en los que este documento se vuelve indispensable.

Estos son algunos escenarios en los que el certificado laboral se vuelve necesario:

• Al finalizar la relación laboral con el colaborador:

Es necesario que el área de Recursos Humanos tenga claro esto debido a que el empleador está obligado a entregar el certificado al momento del retiro del colaborador.

• Solicitar préstamos a instituciones:

Para esto es probable que la institución a la que se está solicitando el préstamo, requiera un certificado laboral para verificar que la persona está empleada y cuenta con los ingresos necesarios para cubrir los pagos mensuales.

• Arrendar o comprar un inmueble:

La empresa administradora también requerirá un certificado laboral para corroborar que se tiene un ingreso estable y que puede pagar, ya sea el arriendo o compra de un inmueble.

En todos estos casos, el área de Recursos Humanos debe estar preparada para entregar el certificado laboral en cualquier momento con la información actualizada. Si este proceso de expedir el documento se hace manualmente, puede generar muchas demoras y posiblemente errores.

Por eso, contar con una solución como Buk es la mejor opción, ya que permite generar certificados con un par de clics, fácil, rápido y al alcance de todos.

Modelos de certificado laboral

Sabemos que el área de Recursos Humanos tiene múltiples tareas y tiempos ajustados, por eso queremos ayudarlos a simplificar la gestión. 

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Genera certificados laborales en segundos con Buk

El objetivo principal de Buk es ayudar a crear lugares de trabajo más felices y para eso queremos ayudar que sean más eficientes, eliminando tareas manuales y mejorando la experiencia tanto para el colaborador como para el área de Recursos Humanos.

Aunque parezca una gestión sencilla, la emisión de certificados laborales puede ser un poco tediosa, especialmente cuando se recibe un alto volumen de solicitudes o cuando el proceso no está automatizado.

Contar con una herramienta como Buk, permite generar estos documentos de forma rápida, segura y con la información actualizada. Además el software integral de gestión de personas permite centralizar toda la información de tus colaboradores, automatizar procesos clave, controlar asistencia, gestionar nómina y mucho más.

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