Guía práctica para coordinar a tu equipo desde el teletrabajo

Liderar equipos de manera presencial siempre ha sido un gran reto y con el teletrabajo ejercer un liderazgo efectivo representa todo un desafío para las organizaciones. Una de las bases principales para el trabajo remoto es la comunicación, pero establecer una que permita unir al equipo implica diseñar e implementar una estrategia que se componga de varios factores.

En este artículo te presentamos una guía práctica, partiendo de seis herramientas, para coordinar de manera efectiva los equipos de teletrabajo.

1. Comunicación efectiva

La comunicación efectiva es la base para que toda relación funcione, especialmente la laboral. Uno de los retos más grandes del teletrabajo es mantener una comunicación positiva, y lograrlo es posible mediante la implementación de ciertas conductas y el uso de distintas herraminetas.

• Establece un calendario para reuniones 1:1 y de equipo

Mantener reuniones 1:1 con tu equipo te permite saber en qué situación se encuentra cada de los integrantes, cómo están desempeñando sus tareas diarias o si sienten que algo debe mejora/cambiar para hacerlo de mejor manera.

Además, es importante tener conversaciones en las que se encuentren quienes hacen parte de un mismo grupo, área o proyecto, porque de esta forma entre compañeros sabrán en que se encuentran los demás y así apoyarse para alcanzar los objetivos laborales.

• Crea una minuta

Crear una minuta para antes y después de una reunión te ayuda a ordenar las temáticas a tratar, de esta manera aprovecharán al máximo el tiempo. Organizar las tareas, priorizarlas y diseñar un plan de ejecución junto a tus colaboradores le demostrará a tu equipo que te interesa sus opiniones e ideas.

Al finalizar cada reunión, es recomendable realizar un resumen en el que se concentren las ideas principales, para así hacerle un seguimiento a lo pactado y a los procesos establecidos.

• Contención

Recuerda que cada integrante de tu equipo humano es un mundo distinto que está lidiando con diferentes situaciones personales que pueden influenciar en su rendimiento laboral. Debes estar atento a este tipo de situaciones porque puedes ser de ayuda en un momento crítico para alguna de estas personas.

2. Establecer metas

Definir metas claras es crucial para la comunicación y el éxito de los equipos de trabajo y teletrabajo. Entre mayor claridad se tenga del objetivo, más sencillo será organizarse para alcanzarlo.

• Acuerda reuniones de avance

Estas reuniones deben centralizarse únicamente en el avance del proyecto o meta en curso. De esta forma es posible brindar apoyo y monitorear los avances que se realicen y si hay errores, estos podrán corregirse en el momento indicado, o al menos en uno en el que las consecuencias no sean tan graves.

•  Verifica el cumplimiento semanal de metas

A final de cada semana es importante revisar si se alcanzaron las metas establecidas para el equipo. Esto con el objetivo de entender si se presentaron dificultades, de qué manera lograron resolverse y que otro tipo de obstáculos se presentaron. Así tendrás un manejo efectivo de las situaciones y sabrás qué herramientas implementar para superar los conflictos.

3. Delega funciones y responsabilidades

Para realizar un correcto liderazgo en el teletrabajo, debes delegar funciones de manera acertada. Cada uno de los integrantes de tu equipo cuenta con diversas fortalezas y debilidades, conocerlas te permitirá asignar tareas de manera correcta, a la vez que potencias el talento de cada uno de ellos.

También tienes que estar atento a las necesidades de quienes desempeñan las tareas. Si bien hacen parte de tu equipo porque tienen ciertos talentos, siempre hay algo en lo que pueden mejorar y como empleador es tu la responsabilidad brindarles las herramientas o capacitaciones necesarias para hacerlo.

4. Documenta todo

Cuando documentamos todo por escrito nos ahorraremos problemas o malos entendidos en el futuro. Cuando documentas los procesos puedes respaldar tus acciones en función de alcanzar los objetivos.

También es bueno registrar las buenas prácticas establecidas para el teletrabajo, como el How we work o la forma en la que se deben enfrentarse a los obstáculos y dificultades. Aparte de metas claras, los procesos necesitan estar bien definidos. Con esto se busca que la comunicación sea más efectiva, beneficiando el flujo del trabajo.

5. Crea espacios de feedback y reconocimiento

Uno de los aspectos claves para motivar y contener a los integrantes de equipos de teletrabajo es el feedback y el reconocimiento. Los colaboradores necesitan de una voz que los lidere y que a la vez los apoye y se preocupe por su desarrollo profesional y personal.

La retroalimentación es una herramienta que trae muchos beneficios si se utiliza correctamente. Es allí donde se reconocen las buenas prácticas y también puede brindarse una orientación en los puntos de mejora por parte del colaborador.

Recuerda que el feedback y reconocimiento implican de una comunicación asertiva, por lo que debes gestionar tus propias emociones y elegir la forma correcta de comunicar tus ideas a tus colaboradores.

6. Ingenia momentos y espacios para que tus equipos se integren y conozcan

Estos espacios están enfocados a que los colaboradores puedan interactuar entre ellos de forma más relajada y personal. Con la transformación digital es posible implementar y utilizar aplicaciones cuyo objetivo es acercar más a quienes están lejos. Depende de ti hacer la búsqueda y utilizar la que mejor se adapte a las necesidades de tu equipo.