¿En qué consisten el proceso de Gestión Documental?

Podemos englobar la definición de gestión documenta a todos aquellos procesos que son llevados a cabo por una empresa de forma ordenada, articulada y previamente estudiada, con el  fin de tener el control total de toda la información que entra, sale y se almacena en la misma. 

Este proceso de gestión documental es de vital importancia, ya que absolutamente todo tipo de archivo tiene un determinado valor para la empresa, la cual al optar por su correcto manejo y almacenaje, lo deja disponible y a la orden para ser usado cuando así se requiera.

¿Qué es la planeación documental?

Es el principio de todo proceso de gestión de documentos en la empresa, es aquí donde se analiza la información mediante rigurosos procesos de revisión y valoración del entorno empresarial. Se definen entonces las estrategias a seguir para optimizar los procesos de manejo de todo tipo de documentación, tanto interna como externamente. Así como de su correcto almacenaje, categorización y permanente control. Teniendo siempre en cuenta contextos básicos de la empresa como lo son el legal, el funcional, y el técnico, de esta forma se logra una excelente gestión de planeación documentaria.

¿En qué consiste la producción documental?

Como su nombre bien lo indica, esta es la etapa en toda empresa con una buena gestión documental, categoriza documentos de todo tipo para su posterior almacenaje. En donde se pone de manifiesto el potencial de cada departamento para elaborar distintos tipos de documentos, tanto para uso interno, así como para aquellos documentos que van remitidos a destinatarios fuera de la compañía. Los métodos empleados para la creación de los mismos van desde los más básicos (manuscritos, etc.) hasta las formas más avanzadas de transcripción, elaboración y envío de información.

Actualmente, el avance de la tecnología ha permitido el desarrollo de programas, aplicativos, plataformas  que facilitan el proceso de elaboración y manejo de documentos. Anteriormente, la principal herramienta para esta tarea era la hoy obsoleta máquina de escribir, así como el clásico papel y tinta; hoy en día más de la mitad de la información que se maneja en cualquier empresa se hace de manera digital. Esto ha derivado en un ahorro significativo en materiales como papel, lo cual a su vez ha sido un gran punto a favor en materia ecológica.

Gestión y trámite de los documentos

Toda esta gran masa de información recolectada en los diversos procesos de la empresa, tales como, ventas a clientes, recepción de mercancía, compras a proveedores, contratos, memorándums  es almacenada, a través diversos medios digitales, así como en espacios físicos destinados a tal fin. Una vez toda la documentación es recolectada, se sigue un adecuado proceso de archivado para poder organizar toda la información, de tal forma que la misma esté disponible 24/7 a través de los diversos medios electrónicos y software diseñados y utilizados para este propósito, así como en el área de archivos físicos de la empresa.

Organización y transferencia de documentos

En esta etapa es donde toda la documentación debe ser gradualmente analizada, se realiza una revisión a fondo de cada documento con el propósito de categorizarlo, valorizarlo, asignar el departamento bajo el cual será archivado y determinar su nivel de utilidad para así determinar el tiempo de almacenaje y el tipo de archivo que según sea el caso. La siguiente acción en la gestión documental es ejecutar es la debida transferencia documentaria, en donde elementos como el formato, la estructura, la conversión, conservación y migración son las principales tareas llevadas a cabo.

Disposición final de documentos

En esta etapa es donde, una vez hecho el debido proceso de inspección, análisis y corrección de cada documento, se procede a catalogar su valor y nivel de prioridad o importancia. Lo siguiente es separarlos de mayor importancia de aquellos que se saben, no serán de mayor utilidad en el mediano o largo plazo, de la misma forma aquellos que posiblemente no resulten útiles y finalmente aquellos que serán eliminados por no tener ningún tipo de utilidad para la compañía. Es así como se efectúa un proceso de gestión documental de alto nivel y que dé como resultado una gran ayuda para toda empresa que se sume a estos procedimientos.

¿Conoces Buk?

En la actualidad las gestiones empresariales, así como aquellas prácticas de sana convivencia y la búsqueda de mejoras en el entorno empresarial, se ha traducido en el surgimiento de tecnologías como BUK, que es un software cuyo objetivo es centralizar todas las tareas del área de recursos humanos, entre ellas el almacenamiento y digitalización de los documentos. 

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