¿Cómo llevar un control de asistencia de personal exitoso?

Saber cómo llevar un control de asistencia personal exitoso puede parecer una tarea complicada, sobre todo cuando una empresa tiene distintos parámetros para gestionar esta tarea. 

El control de asistencia es mucho más que registrar la hora exacta de entrada y salida de un colaborador, pues implica que los profesionales de recursos humanos puedan tener la información acertada de las entradas y salidas a través de un monitoreo de horas trabajadas, lo que involucra la contabilización de horas extras, permisos, licencias, vacaciones, etc, para así gestionar las remuneraciones y salarios de una manera correcta. 

En este artículo te presentamos lo que necesitas considerar para llevar un control de asistencia de personal exitoso.

1. Asegúrate de que el control cumpla con las normativas legales

Este es el primer paso que debes seguir para llevar un control de asistencia de personal exitoso. Conocer las leyes laborales es esencial, especialmente aquellas que respectan al momento de definir el horario de trabajo de un colaborador.

2. Limita las horas extras

Una de las medidas más eficaces para gestionar de manera correcta un control de asistencia es limitar las horas extras de los colaboradores. Cuando restringes el máximo de horas extras, los colaboradores harán el esfuerzo de cumplir con sus obligaciones en el horario establecido en su contrato, y si en algún momento deben emplear horas extras lo harán solamente bajo circunstancias extraordinarias. 

3. Un sistema que no permita la suplantación

Seguramente si contrataste a alguien para desempeñar una labor en tu compañía es porque confías en la honestidad de esa persona; sin embargo, hay momentos en los que por alguna razón algún colaborador no podrá registrar su ingreso a la hora que está definida en su contrato y por ende, le pedirá a uno de sus compañeros que haga el registro por él. Ese tipo de situaciones es usual en aquellas empresas en las que el registro es llevado con tarjeta electrónica o lectura de carnet. 

Este tipo de suplantación hace que tu empresa pierda tiempo y dinero valioso, por lo que es muy recomendable cambiar el método de registro por uno que no permita suplantación de identidad, como el de foto verificación o lectura de huella dactilar. Con estos sistemas es posible llevar un control más riguroso del control de asistencia. 

4. Controla los descansos no autorizados 

Que los colaboradores de tu empresa tomen descansos no programados, o se extiendan del tiempo establecido para hacerlo, es una práctica que afecta tu control de asistencia de personal y te hace perder dinero. Cuando un colaborador se permite tomar un descanso más largo o no programado, implica que alguien de su equipo debe revelarlo o extender su tiempo de trabajo. 

Para evitar esta clase de problemas, es necesario que establezcas políticas de los tiempos de descanso y además, que cuentes con un programa de ingreso que te permita visualizar la información de los ingresos de cada colaborador. 

5. Adquiere un sistema de control de asistencia automatizado que sea conveniente para tu empresa

Afortunadamente en el mercado se encuentran distintos tipos de control de asistencia automatizados, algunos de ellos cuentan con una gran variedad de funcionalidades y por ende más costosos; sin embargo, antes de hacer una inversión de este tipo necesitas entender cómo funciona tu empresa, sus necesidades y qué presupuesto tiene. 

Una vez tengas claro las necesidades corporativas será más fácil el proceso de escoger un sistema de control de asistencia. Si bien es una inversión económica que puede resultar elevada, el permitirte llevar una tarea tan esencial como lo es el control de asistencia, de una manera automatizada, ágil y acertada, le ahorrará dinero a tu empresa a corto y largo plazo. Además de brindar reportes en tiempo real, lo cual permite tomar decisiones a tiempo.