Todo sobre el soporte de pago de la nómina electrónica

Desde 2021, la nómina electrónica se ha convertido en un mandato legal para las empresas en Colombia, con el fin de garantizar mayor control y transparencia en la gestión de pagos salariales. En este contexto, el soporte de pago de la Nómina Electrónica se ha posicionado como un documento clave para el cumplimiento normativo, respaldado por la Resolución 000013 de 2021 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). 

Este artículo examina qué es el soporte de pago, su obligatoriedad, y el marco legal que sustenta su implementación.

¿Qué es el soporte de pago de la Nómina Electrónica?

El documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste contienen información detallada sobre los valores pagados a los empleados y que debe reportarse a la DIAN. 

Este soporte está regulado por la Resolución 000013 de 2021, la cual establece los lineamientos para su generación y transmisión electrónica. Su objetivo es garantizar que tanto empleados como la DIAN tengan un registro claro y auditable de los pagos, deducciones y aportes realizados.

Este documento debe enviarse mensualmente a la DIAN por parte de todos los empleadores, de acuerdo con el calendario de implementación establecido por la Resolución 000037 de 2021.

¿Por qué es obligatorio el soporte de pago de la Nómina Electrónica en Colombia?

La obligatoriedad del soporte de pago de la Nómina Electrónica tiene su fundamento en la Ley 2010 de 2019 (Ley de Crecimiento Económico), que establece medidas para aumentar la formalización laboral y el control fiscal en el país. 

Según el Estatuto tributario en su  artículo 616-1, introduce la figura de la nómina electrónica como un componente obligatorio del sistema de facturación electrónica en Colombia.

Posteriormente, la DIAN emitió la Resolución 000013 de 2021, que define los requisitos técnicos para la generación del soporte de pago de la nómina y su reporte a la DIAN. Esta normativa busca:

• Formalización laboral: Facilitar el control del cumplimiento de las obligaciones laborales y mejorar la transparencia en la relación empleador-colaborador.
• Control fiscal: Proporcionar a la DIAN una herramienta para verificar los costos y deducciones relacionados con el pago de salarios, aportes y otros conceptos laborales que los empleadores pueden deducir del impuesto de renta.
• Reducción de la evasión: Mejorar la fiscalización y control tributario al asegurar que todos los pagos relacionados con la nómina queden registrados y reportados electrónicamente.
• Interoperabilidad con el sistema de facturación electrónica: Integrar la Nómina Electrónica con el sistema general de facturación electrónica del país, lo que permite un mayor control de los ingresos y deducciones fiscales de las empresas.
  
  

  Elementos que debe contener el soporte de pago de la Nómina Electrónica
  

De acuerdo con la Resolución 000013 de 2021, el soporte de pago de la Nómina Electrónica debe incluir la siguiente información:

• Información del empleador: Nombre o razón social, tipo y número de identificación tributaria (NIT), dirección del empleador.
  
• Información del empleado: Nombre completo del trabajador, tipo y número de identificación, cargo desempeñado y fecha de ingreso del trabajador.
  
• Detalles del periodo de pago: Fecha de inicio y finalización del periodo de nómina y fecha efectiva de pago.
  
• Salario básico: Horas extras (diurnas, nocturnas, festivas, dominicales), comisiones, bonificaciones, Auxilios (como el de transporte, si aplica), prestaciones sociales (cesantías, primas, vacaciones) y otros pagos o compensaciones que formen parte de los ingresos del colaborador.
  
• Deducciones: Retenciones de seguridad social (salud, pensión, ARL), aportes a fondos de pensiones voluntarias o cesantías, retención en la fuente, deducciones por préstamos u otros descuentos autorizados por el empleado.
• Totales: Total de devengados, total de deducciones y neto a pagar al trabajador.
  
• Firma electrónica: Firma digital o electrónica del documento para validar su autenticidad.
  
• Código único: Código único de validación de la DIAN (CUFE), que confirma que el soporte ha sido validado y aceptado por la entidad.

Beneficios del soporte de pago de la Nómina Electrónica para las empresas

Implementar la nómina electrónica y generar su soporte de pago trae múltiples beneficios, no solo para las empresas, sino también para la DIAN y los trabajadores. Entre los principales beneficios están:

• Cumplimiento normativo: Al generar y enviar correctamente el soporte de pago de la Nómina Electrónica, las empresas cumplen con las exigencias de la Ley 2010 de 2019 y la Resolución 000013 de 2021, evitando sanciones.
• Optimización de procesos: La automatización del proceso de nómina reduce la carga administrativa, permitiendo que las empresas ahorren tiempo y recursos.
• Reducción de errores: Al ser un sistema digital, se minimizan los errores en los cálculos y deducciones, reduciendo así el riesgo de sanciones y multas.
• Auditoría más sencilla: La nómina electrónica facilita las auditorías internas y externas, ya que todos los registros están digitalizados y son fácilmente trazables.

¿Cómo se genera y envía el soporte de pago de la Nómina Electrónica?

La Resolución 000037 de 2021 detalla el proceso de generación y envío del soporte de pago de la Nómina Electrónica. Los pasos principales son:

1. Cálculo de la nómina: La empresa debe calcular los salarios, deducciones y aportes a través de un software de nómina autorizado por la DIAN.
2. Generación del soporte: Una vez calculada la nómina, se genera el soporte de pago de forma digital, el cual debe cumplir con los requisitos técnicos establecidos en la normativa.
3. Envío a la DIAN: El soporte debe ser transmitido a la DIAN a través del software de facturación electrónica. La DIAN valida el documento y emite un acuse de recibo.
4. Entrega al empleado: El empleador debe entregar una copia del soporte al trabajador, por medios electrónicos o físicos.
   
   

   Herramientas y software para la gestión de la Nómina Electrónica

Para cumplir con la normativa, las empresas deben utilizar plataformas de software especializadas en la gestión de la nómina electrónica, autorizadas por la DIAN. Soluciones como el Software de Nómina de Buk permiten automatizar todo el proceso, desde el cálculo hasta el envío de la nómina, garantizando que se cumplan los requisitos establecidos en la Resolución 000013 de 2021.

Consecuencias de no cumplir con la Nómina Electrónica

El incumplimiento de las obligaciones relacionadas con la nómina electrónica puede generar sanciones por parte de la DIAN. La Ley 1819 de 2016 establece que las empresas que no cumplan con la normativa podrían enfrentarse a:

• Multas económicas: Sanciones por no reportar el soporte de pago de la Nómina Electrónica o hacerlo fuera de los plazos establecidos.
• Sanciones por evasión tributaria: Las empresas que no reporten correctamente los pagos pueden ser objeto de investigaciones fiscales y enfrentar sanciones por evasión tributaria, según el Estatuto Tributario.
• Bloqueo de beneficios fiscales: Las empresas que no cumplan con la normativa pueden perder beneficios tributarios, como la exención del IVA en ciertos productos o servicios.
  
  

  Conoce el Software de Nómina de Buk

Para saber más del Software de Nómina de Buk, haz clic aquí y agenda una llamada para que podamos comunicarnos contigo.