Guía para el cálculo de nómina: simplifique su proceso de nómina con las herramientas adecuadas

El cálculo de nómina es una tarea que representa un reto para aquellas personas que se encargan de gestionarla en las empresas. Y es que no es para menos, la nómina no es solamente una lista de cifras económicas, también es el reflejo tangible de la dedicación y el esfuerzo de los colaboradores. 

Afortunadamente, hoy en día contamos con herramientas tecnológicas que han contribuido a hacer este proceso de manera ágil y eficiente. 

En este artículo te contamos qué es la nómina, cómo se calcula y con qué herramientas puedes simplificar este proceso, como las calculadoras de nómina. 

¿Qué es la nómina?

En el mundo laboral, cuando se habla de nómina estamos refiriendo a los pagos quincenales o mensuales que los empleadores deben hacer a sus colaboradores. Esta relación es pactada mediante alguno de los tipos de contratos laborales.  

En la nómina no solamente se incluye el pago de salario, también se incluyen los recargos, horas extras, auxilios, comisiones, aporte de seguridad social, parafiscales y otros conceptos. 

Guía paso a paso para calcular la nómina

A continuación te presentamos, paso a paso, cómo calcular la nómina de tu empresa:

1. Determina el salario base

El primer paso es determinar el salario base de cada uno de tus colaboradores, el cual es la retribución fija por su trabajo realizado, sin tener en cuenta los descuentos totales. 

2. Calcular y registrar las novedades de nómina

Aparte del salario, es importante que consideres los demás devengos prestacionales y no prestacionales, así como los descuentos legales y otros. Las novedades más recurrentes son: 

• Sobretiempos: Horas extras y recargos
• Ausentismo: Vacaciones, Incapacidades, licencias 
• Otros devengos: Comisiones, bonificaciones, beneficios extralegales 
• Otros descuentos: Libranzas, préstamos, anticipos, AFC

3. Calcular los descuentos obligatorios

• Salud
En Colombia, los empleadores están obligados a afiliar a sus colaboradores al Sistema de Seguridad Social en Salud. 

Para su pago, el colaborador debe cotizar sobre el 4% de su salario y el empleador también debe realizar el aporte sobre el 8.5%. 

Nota: Para los colaboradores que devenguen menos de 10 SMMLV, el empleador estará exonerado del pago de los aportes al Régimen Contributivo de Salud. 

• Pensión
Afiliar a los colaboradores al Sistema de Seguridad Social en Pensiones es otra de las obligaciones que debes cumplir como empleador. 

Las contribuciones al fondo de pensiones deben realizarse entre el colaborador y el empleador, aportando de su salario el 4% y el 12% respectivamente.


• Fondo de solidaridad y subsistencia
Este aporte se realiza de acuerdo con el IBC (Ingreso Base de Cotización) y aplica para todos los colaboradores que devenguen desde 4 SMMLV.

• Impuesto sobre la renta
Este es el impuesto anticipado a la declaración de renta para los colaboradores que su base gravable supere las 95 UVT (Unidad de Valor Tributario). Su cálculo se genera con base en la tabla de tarifas progresivas establecidas por la DIAN, en la cual se encuentran diferentes rangos de ingresos y las tasas impositivas incrementan a medida que el salario aumenta. 


• Descuentos adicionales 
Estos descuentos deben ser pactados entre el colaborador y el empleador, además de estar debidamente autorizados: (contribuciones a Fondos de Pensiones Privados, anticipos de nómina, préstamos, libranzas).

4. Calcular el salario neto 

Una vez tengas calculados todos los valores del mes, es momento de conocer el salario neto, el cual se obtiene restándole al total de los devengos el total de los descuentos. 

5. No olvides…Realizar los aportes parafiscales

Como empleador debes realizar los aportes parafiscales, que son contribuciones obligatorias al Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y las Cajas de Compensación Familiar (CCF). Sin embargo, para los colaboradores que devenguen menos de 10 SMMLV, el empleador estará exonerado del pago de estos aportes, a excepción de las CCF.

Consejos para agilizar los procesos de liquidación de nómina

Agilizar los procesos de liquidación de nómina puede mejorar la eficiencia y reducir errores. Aquí tienes algunos consejos:

• Automatiza el proceso de liquidación mediante sistemas de software especializados en nómina, que no solo faciliten el cálculo, sino que también generen informes y reportería. 
• Mantente al día con la legislación laboral para asegurarte de que estás realizando el cálculo de manera correcta. 

• Estandariza los procesos y documentos necesarios para liquidar la nómina. Recuerda que la organización y el orden son claves para el éxito. 
• Brinda capacitación continua al personal responsable de la liquidación de nómina, para asegurarse de que estén actualizados con la legislación y el uso de las herramientas que les permitirá hacer de esta tarea algo más fácil. 
  
  

Problemas comunes de cálculo de nómina y cómo resolverlos

Si bien el cálculo de nómina es algo que se realiza frecuentemente en una empresa, dependiendo de si el pago se hace quincenal o mensualmente, este proceso puede enfrentarse a algunos desafíos.

Por este motivo, es fundamental abordar estos problemas de manera adecuada para así garantizar el cumplimiento legal y la satisfacción de los empleados.

Estos son algunos de los problemas más comunes: 

• Errores en el cálculo de los salarios

Bueno, la gestión de la nómina siempre ha estado a cargo de personas que saben cómo hacerlo. Sin embargo, el factor humano siempre es propenso a cometer errores al momento de desarrollar el proceso. 

Una solución es implementar un sistema o tecnología de nómina automatizada que permita gestionar esta tarea de manera rápida y sencilla. Para evitar posibles errores con esta herramienta es importante que verifiques de manera regular los cálculos y que también realices auditorías internas. 

• Retrasos en el pago de la nómina

Esto puede ser consecuencia de distintos factores, desde el orden para gestionar la nómina, hasta la herramienta que se emplea para realizar el pago. 

Si hay problemas que tomen un poco más de tiempo, es crucial comunicar a los colaboradores de manera proactiva y buscar soluciones lo más rápido posible. 

• Inconsistencias en las prestaciones sociales y en la seguridad social

Evitar esto es posible haciendo un seguimiento cuidadoso de las contribuciones a la seguridad social y a las prestaciones sociales. Es clave asegurarse de que todos los empleados estén debidamente afiliados y que las contribuciones se realicen correctamente.

• Desconocimiento de cambios en la legislación 

Mantenerte actualizado sobre los cambios en la legislación laboral y de nómina es una de las responsabilidades más importantes. Para no perderte ningún cambio en las normas o en la legislación, establece un sistema para recibir actualizaciones regulares o consulta con expertos legales cuando sea necesario. 

• Problemas relacionados con los recargos nocturnos y las horas extras

Prevenir problemas relacionados con estos dos temas tan importantes, es posible si registras con precisión las horas trabajadas y aplicas correctamente los recargos por horas extras y nocturnos según lo estipulado por la ley. Apóyate en sistemas de registro de tiempo confiables. 

• Incumplimiento de las normas tributarias

Es obligatorio que cumplas con las obligaciones tributarias, como la retención en la fuente y la declaración de impuestos. Para no saltarte ninguna de estas normas ni por omisión, mantén una buena comunicación con el departamento tributario y mantente actualizado en todo lo relacionado con las normas fiscales. 

• Problemas en la documentación y registro 

Establece procedimientos o protocolos de organización documental claros que te permita mantener los registros precisos. Puedes ayudarte con la implementación de un software de nómina que contribuya a facilitar el seguimiento de información y la generación de reportes. 

Cómo garantizar el cumplimiento de las normas de nómina

Para evitar problemas legales y asegurar un ambiente laboral transparente y justo, es importante que cumplas las normas establecidas por la ley colombiana. 

Igualmente, te compartimos algunas pautas generales que te ayudan a cumplir con esas normas. 

• Conocer la legislación siempre es el primer paso para cumplir con la normativa colombiana. Estar familiarizado y actualizado con los cambios en la regulación es la forma en la que evitarás caer en errores. 

• Redacta de manera clara y completa los contratos laborales. En estos deben reflejarse los términos y condiciones que fueron acordados, incluyendo salarios, horas de trabajo, beneficios y cualquier otra disposición importante. 

• Clasifica adecuadamente a los colaboradores, ten en cuenta el tipo de contrato que tienen, según su forma de vinculación. Recuerda que esto afecta directamente en los beneficios y derechos laborales que deben otorgarse. 

• Lleva un registro preciso de las horas trabajadas, los días de vacaciones, las licencias y cualquier otra novedad relevante relacionada con los colaboradores. No solo eso, vela por mantener actualizados documentos como los contratos, los registros de salarios y pagos de seguridad social. 

• Asegúrate de realizar los pagos de la nómina en los plazos establecidos por los contratos laborales de tus colaboradores y la ley colombiana. Así evitarás problemas legales por no cumplir con tus obligaciones como empleador. 
  
  
• No solo debes realizar los pagos en los plazos establecidos por la legislación, también debes asegurarte de cumplir con el pago de las cesantías, los intereses sobre las cesantías, las primas de servicio y las otras prestaciones sociales. 
  
  
  

¿Qué es la calculadora de nómina?

Es una herramienta que, como su nombre lo indica, ayuda a calcular la nómina de manera mucho más amigable, rápida y sencilla. 

No solo resulta funcional para aquellas personas que gestionan la nómina en una empresa, sino que también lo es para aquellas que no tienen ningún conocimiento de cómo calcular esta cifra. Pues estas calculadoras permiten que averigüen por sí mismos la cantidad de dinero que van recibir después de que a sus salarios les apliquen impuestos y deducciones, de una manera fácil y sin complicaciones. 

En estas herramientas solamente es necesario ingresar algunos datos sencillos, como el salario básico mensual, si se cuenta con auxilio de transporte o las horas en las que se trabajó, por mencionar algunas. 

¡Y ya está! Tras digitar la información es posible visualizar la cifra en tan solo unos segundos.

Calculadora de nómina: características y beneficios

Ya sabes cuál es la funcionalidad de esta herramienta, por esto, ahora queremos presentarte algunas de sus características y beneficios. 

Características:

• Cálculo de salarios

Como mencionamos anteriormente, una calculadora de nómina realiza cálculos automáticos de los salarios en función de la información ingresada.

• Deducciones 

Incluye funciones para calcular las deducciones establecidas por la normatividad colombiana, como impuestos, seguridad social o cualquier otro tipo.

• Cumplimiento normativo 

Es importante que la calculadora se encuentre actualizada con las leyes y regulaciones laborales vigentes para así garantizar el cumplimiento normativo y evitar posibles problemas legales.

• Gestión de las horas extras 

Esta funcionalidad es ideal para aquellas personas que trabajan horas extras, pues la herramienta es capaz de realizar los cálculos específicos para agregar el cargo de estas horas adicionales a la nómina. 

• Inclusión de devengos adicionales

Algunas calculadoras pueden programarse de tal manera que permitan incluir los devengos adicionales a los que puede acceder un colaborador, como lo son las bonificaciones.

Beneficios:

• Eficiencia

Automatiza el proceso de calcular la nómina, pues algunas formas manuales y tradicionales resultan tediosas y además, son más propensas a errores. De esta forma se mejora la eficiencia del proceso de nómina. 

• Precisión

Reduce la posibilidad de cometer errores en los cálculos. Lo que ayuda a garantizar que los colaboradores -o que tú mismo- estén recibiendo el pago correcto y que las deducciones estén siendo realizadas de manera precisa. 

• Ahorro de tiempo 

Al automatizar los cálculos y procesos asociados con la nómina, es posible ahorrar tiempo. ¿Y por qué necesitas tener algunas horas extras disponibles que antes dedicabas a tareas operativas? Porque puedes dedicarlo a lo verdaderamente importante: tus colaboradores.

• Cumplimiento legal

La calculadora de nómina es una herramienta efectiva para garantizar que la empresa cumpla con las leyes laborales en lo que respecta a los salarios. De esa forma se evitan sanciones y otros problemas legales asociados a los errores en los pagos o deducciones. 

• Transparencia

Al hacer uso de una de estás herramientas y que ésta se encuentre a disposición del público, se promueve la transparencia en los cálculos de nómina. Resultando beneficioso para mantener una buena relación con los empleados, pues permite que ellos realicen el cálculo por sí mismos y confirmen que sus pagos están siendo realizados de manera precisa y justa.  

¿Cómo una calculadora de nómina puede ahorrar tiempo y reducir errores?

El cálculo de nómina es una tarea que debe realizarse con sumo cuidado y precisión, por lo que las calculadoras de nómina automatizadas son herramientas valiosas para reducir los errores y ahorrar tiempo al momento de hacer el cálculo. 

¡Te presentamos algunas de las formas que permiten que una calculadora de nómina te facilite la vida!

• Cálculos automatizados

Una calculadora de nómina automatiza esos cálculos complejos relacionados con los salarios, deducciones, impuestos, etc. Gracias a ella, se elimina la necesidad de realizar de manera manual cada cálculo, reduciendo la posibilidad de tener errores matemáticos. 

• Actualizaciones automáticas de las tasas y regulaciones

Las regulaciones y leyes fiscales implicadas en la nómina pueden cambiar. Con una calculadora de nómina pueden ingresar esos cambios y actualizarse automáticamente de acuerdo con la normatividad  vigente, evitando errores asociados a los cambios en la legislación. 

• Generación de reportes

Una calculadora de este tipo puede generar reportes detallados de manera automática, incluyendo la información de los costos laborales, el porcentaje de los impuestos retenidos y otros aspectos financieros involucrados en la nómina. 

Esta reportería facilita el cumplimiento de los requisitos de presentación de informes y además, permite tener una visión más clara y aplicada de los costos asociados a la fuerza laboral.