¿Qué es la nómina de una empresa?

La nómina de una empresa es un tema crucial en la administración de recursos humanos y gestión laboral. Este documento detalla los pagos realizados a los colaboradores en un período específico, reflejando salarios, prestaciones, deducciones y otros conceptos relacionados con su compensación.

Además de cumplir con las obligaciones legales, la nómina es esencial para mantener un registro transparente de las transacciones laborales, ayudando tanto a las empresas como a los trabajadores a comprender los términos y condiciones del pago. En Colombia, su correcta elaboración es obligatoria y está regulada por el Código Sustantivo del Trabajo y las leyes fiscales vigentes.

¿Por qué es importante la nómina en una empresa?

La nómina no es solo un documento administrativo; es una herramienta estratégica para garantizar el correcto funcionamiento de la organización. Algunas razones clave de su importancia son:

Cumplimiento legal y normativo

Elaborar y gestionar correctamente la nómina asegura que la empresa cumpla con las leyes laborales, fiscales y de seguridad social. El incumplimiento puede derivar en sanciones económicas y legales. Además, puede impactar negativamente  en la motivación de los colaboradores. 

Transparencia y confianza laboral

Una nómina clara y puntual fortalece la confianza entre los trabajadores y la empresa, fomentando relaciones laborales saludables.

Control financiero

La nómina permite a las empresas tener un panorama claro de sus costos laborales, facilitando la planificación presupuestaria y la toma de decisiones estratégicas.

Componentes clave de una nómina

Para entender la nómina a fondo, es importante conocer sus principales componentes. :

1. Salarios y prestaciones

Incluyen el sueldo básico pactado en el contrato del colaborador, junto a prestaciones obligatorias como:

• Primas de servicios: pago adicional que corresponde a 15 días de salario por cada semestre trabajado. En caso de que el colaborador no haya trabajado un semestre completo, este cálculo tendrá que realizarse de acuerdo al salario y período trabajado por la persona. 
• Cesantías y sus intereses: son un ahorro que el empleador debe consignar cada año a favor del colaborador. Corresponden a un salario completo por cada año trabajado o proporcional al tiempo laborado por el trabajador. Este abono debe consignarse al fondo de cesantías del trabajador a más tardar el 14 de febrero del año siguiente al período trabajado. 
• Vacaciones: derecho laboral de 15 días hábiles por cada año trabajado de manera continua. Deben pagarse al colaborador como si estuviera trabajando. En caso de no disfrutarse, deben pagarse al final del contrato, junto a la liquidación. 

2. Deducciones legales

Las deducciones legales se realizan de acuerdo a la normativa laboral de cada país y están pensadas para garantizar la seguridad social y el bienestar del trabajador. Enseguida, te contamos sobre las principales deducciones legales en Colombia:

• Seguridad social: incluye aportes a salud, pensión y riesgos laborales.
• Retenciones en la fuente: impuestos aplicados según los ingresos del trabajador.

3. Bonificaciones o incentivos

Pagos adicionales otorgados por desempeño, cumplimiento de metas o lealtad. Aunque no son obligatorios, pueden incluirse en la nómina para aclarar el porqué de su pago y el registro del mismo.

Tipos de nómina empresarial

1. Según el período de pago

• Nómina semanal: ideal para empleos operativos o con frecuencia de pago más corta, como el sector agrícola.
• Nómina quincenal o mensual: este es el tipo de nómina más común en trabajos de oficina y empleos formales en Colombia.

2. Según el tipo de salario

• Nómina fija: pagos regulares con montos definidos.
• Nómina variable: incluye comisiones, horas extras y bonificaciones.

3. Nómina digital

En nuestra era tecnológica actual, cada vez más empresas optan por la automatización de la nómina, usando plataformas digitales como Buk. Un Software de Nómina efectivo puede  reducir errores, ahorrar tiempo  y garantizar el cumplimiento normativo de la organización.

Beneficios de una buena gestión de la nómina

Gestionar adecuadamente la nómina tiene múltiples beneficios para la empresa. Algunos de los más importantes son:

1. Evita problemas legales: cumplir con las normativas evita multas y sanciones.
2. Mejora la satisfacción laboral: los pagos precisos y puntuales generan confianza y motivación en los trabajadores.
3. Facilita la planeación financiera: una nómina bien gestionada permite a la empresa tener control total sobre sus costos laborales.

Principales errores a evitar en la gestión de la nómina

1. Cálculos incorrectos

Un error en los cálculos puede generar conflictos con los empleados y sanciones legales. Además, este tipo de equivocaciones generan reprocesos, demoras y baja productividad para las áreas encargadas de pagar la nómina. 

2. Retrasos en los pagos

Pagar la nómina a destiempo afecta la moral del equipo y puede derivar en problemas legales. Este tipo de incumplimiento impactará negativamente en el clima laboral y puede agudizar problemáticas como la retención del talento y la rotación de personal. 

3. Desconocimiento de las leyes

No estar actualizado con las normativas laborales puede tener consecuencias graves para la empresa. Por suerte, el Software de Nómina de Buk está alineado a la normativa vigente y a sus respectivas actualizaciones.

Preguntas frecuentes 

1. ¿Qué pasa si no se paga la nómina a tiempo?

El incumplimiento puede generar demandas laborales, multas e intereses por mora según lo estipulado en el Código Sustantivo del Trabajo.

2. ¿Qué diferencia hay entre nómina y salario?

El salario es el pago individual que recibe el colaborador, mientras que la nómina es el registro detallado de los pagos realizados a todos los colaboradores de la empresa.

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