Nómina Electrónica para personas naturales

Las personas naturales que no pagan IVA, no se encuentran obligados a facturar electrónicamente, no necesitan emitir su nómina electrónica si no tienen colaboradores a su cargo y si son responsables del impuesto de Renta.

En un caso contrario, se necesita emitir el documento soporte de pago para reducir costos y gastos en la declaración de renta.

Están absueltas de emitir la nómina electrónica las personas naturales que no emitan facturas electrónicas de venta, porque hacen parte del Régimen ordinario y porque no son parte del Régimen Simple de Tributación.

¿Cuándo deben las personas naturales emitir nómina electrónica?

Las personas naturales que declaren renta y que cuenten con colaboradores a su cargo, deben gestionar el documento soporte de pago de nómina electrónica. La razón, es que se utiliza este gasto en su declaración de renta anual, según las observaciones que se encuentran en los Artículos 4 y 6 de la Resolución 000013 de 2021.

¿Cuándo deben presentar la nómina electrónica, las personas naturales que si están obligadas?

Si no aplicas para facturador electrónico, pero declaras renta y si manejas gastos de nómina, debes seguir las indicaciones del Artículo 6 de la Resolución 000013 de 2021. El cual estable que para este caso tienes como fecha máxima hasta el 31 de marzo de 2022 para habilitarte en el servicio informático electrónico de la DIAN.

La fecha tope para que elabores y transmitas tu documento soporte de pago de nómina electrónica es el 31 de mayo del próximo 2022.

Al no emitir tu nómina electrónica no podrás tomar estos gastos como deducibles al momento de presentar la declaración de renta y probablemente seas sancionado por la DIAN porque este es un requisito obligatorio para quienes cumplan con las condiciones.

¿Serás sancionado si no emites la nómina electrónica y si debes hacerlo?

En el Artículo 651 del ET encontraremos información sobre las multas que debes pagar si aplicas para emitir la nómina electrónica de tu empresa y no lo haces. Esas multas no deben superar las 15.000 UVT y se cobraría si:

Tienes una multa del 5% de la suma total de tu nómina en caso de que no suministres la información requerida.

Si suministras presentas datos erróneos y no haces las correcciones necesarias dentro de los plazos que exige la DIAN, tu multa será del 4% de la suma total de tu nómina.

Si suministras información de forma extemporánea tendrás que lidiar con una multa del 3% del total de tu nómina electrónica.

Cuando no sea posible establecer una base para valorarla o la información no se puede ponderar, la multa será del 0,5% del total de ingresos netos que recibas; si no tienes ingresos, la multa será del 0,5% de tu patrimonio bruto, que corresponde al año anterior. Este valor se consigue de la declaración del impuesto sobre la renta o de los ingresos y del patrimonio.

Habrá sanciones por descuentos con errores en la nómina electrónica.

Si en tu nómina electrónica tramitas de forma errada datos o descuentos podrás ser sancionado. Algunos de los errores más frecuentes son:

los costos
las rentas exentas
deducciones
descuentos
impuestos descontables
retenciones y pasivos

Cuando la DIAN encuentra incoherencias como las que mencionamos con la información o gestión de la nómina tiene el derecho legal de requerir la información o los archivos para que sean estudiados. Dependiendo de lo que se encuentre en esta revisión, habría o no sanción.

¿Cuál es la mejor manera para las personas naturales emitir la nómina electrónica?

Aunque existe un medio gratuito por parte de la DIAN para emitir nómina electrónica, te sugerimos tener en cuenta todos los inconvenientes técnicos que pueden acontecer debido a la congestión en la página de la DIAN.

Es una opción contratar a un proveedor autorizado con el que podrás emitir tu nómina cumpliendo con cada uno de los requerimientos exigidos por el anexo técnico de la Resolución 000013 de 2021.

Contarías con otro tipos de ventajas que los software tienen para que las empresas sean más competitivas y tengan un crecimiento más rápido porque los procesos serán automáticos y el recurso humano se podrá enfocar en otras tareas más estratégicas.