Ingreso Base de Cotización (IBC): cálculos y generalidades

El Ingreso Base de Cotización (IBC) es un término fundamental en el sistema de seguridad social en Colombia. Tanto los trabajadores asalariados como los autónomos realizan contribuciones basadas en este valor, que afectan directamente a su jubilación y otros beneficios. En este artículo, exploraremos en detalle qué es el IBC, cómo se calcula y sus diferencias con el salario básico.

¿Qué es el Ingreso Base de Cotización - IBC?

De acuerdo a la UGPP, el Ingreso Base de Cotización (IBC) es la cantidad sobre la cual se calculan los aportes al Sistema de la Protección Social en Colombia. Este valor representa la base de salario que determina las contribuciones a salud, pensión y riesgos laborales para los trabajadores. 

Es necesario que el IBC contemple con precisión los ingresos reales del trabajador para garantizar aportes adecuados y derechos proporcionales en el sistema de seguridad social. La correcta determinación del IBC está directamente relacionada con el cumplimiento de las obligaciones legales y la seguridad de la protección social del trabajador.

De estos aportes deberá tenerse en consideración, algunos aspectos:

• En relación con los fondos asociados a la salud y pensión, los mismos serán afrontados por el  colaborador dependiente y su empleador en determinados márgenes porcentuales. Por otro lado, los autónomos deberán hacerse cargo de la totalidad de los aportes efectuados.
• El fondo derivado a los fondos laborales será afrontado únicamente por el 
• empleador para los casos que se trate de asalariados dependientes. Para el caso de los trabajadores autónomos, se deberán abonar los aportes si la actividad se encuadra bajo niveles de riesgo: 1, 2 o 3; tratándose de riesgo 4 y 5, correrá por cuenta del contratante hacer estos aportes.

¿Cuál es la diferencia principal entre el salario básico y el IBC?

Por salario básico se entiende a la suma retribuida a cada colaborador de manera mensual por las actividades y funciones desempeñadas en el ámbito laboral. Esta suma es pactada mediante el contrato de trabajo donde, oportunamente, se pauta una duración específica.

En cuanto al IBC, este fondo es generado por un colaborador que ha entregado servicios a lo largo de su vida activa laboral. La condición esencial para empezar a cobrar ese ingreso será el cumplimiento de edad estipulada por la ley.

A pesar de que sean dos vocablos que designan casi lo mismo, dentro del análisis exhaustivo entre el salario básico y el ingreso base de cotización, se encuentran las siguientes diferencias:

• En primer orden, ambas son retribuciones económicas recibidas por el empleado por el fruto de sus servicios.
• La principal diferencia radica en que el salario es una remuneración fija calculado sobre la base de incentivos preestablecidos por la norma. Y el Ingreso Base de Cotización tiene en consideración el monto total de los devengos constituidos por el salario promedio, las horas extras, licencias, entre otros.

¿Cómo calcular el IBC para los aportes jubilatorios? 

Para aquellos que se incluyan en la nómina de asalariados dependientes, se tomará como patrón inicial al sueldo básico sumado a todos los pagos que compongan al salario, como, por ejemplo, las primas, bonificaciones, horas adicionales trabajadas, comisiones, entre otros. En este encuadre jurídico también se involucra todo aquello relacionado con el salario en especie o integral.

Cuando se tratara de colaboradores autónomos, en este caso, el cálculo estará en función de la categoría respectiva a la que pertenezca el empleado:

• Modalidad de contratación de prestación de servicios: Si posee ingresos equivalentes o que excedan un sueldo mínimo, tendrá la carga de efectuar sus aportes jubilatorios sobre la base de un Ingreso Base de Cotización del 40% del importe mensual de la contratación.
• Modalidad cuentapropista y rentista del capital: En esta modalidad de contrato, los trabajadores realizarán sus aportes a la previsión social, sobre el Ingreso Básico de Cotización del 40%, toda vez que los ingresos tengan equivalencia o excedan un salario mínimo, sin perjuicio que, previo al cómputo, podrán efectuar los descuentos atinentes a los gastos incurridos para la realización de sus actividades mensuales.

¿Cómo se calcula el IBC para empleados dependientes?

Los colaboradores dependientes deberán calcular su IBC  sumando todos los pagos constitutivos de salario, incluyendo el sueldo básico y otros conceptos salariales. Es preciso recordar que el cálculo del IBC debe ser correcto y uniforme para determinar los aportes a pensión, salud y riesgos laborales. 

El empleador es responsable de realizar este cálculo y de efectuar los aportes correspondientes basados en el IBC determinado. Mantener registros precisos y actualizados es una buena práctica para cumplir con las normativas de la seguridad social manteniendo a raya los errores. 

¿Cómo se calcula el IBC para trabajadores independientes?

Los trabajadores independientes deben calcular su IBC basándose en sus ingresos mensuales netos. De acuerdo a la ley, los independientes están obligados a cotizar al Sistema General de Seguridad Social si perciben ingresos iguales o superiores a un salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV). 

Para facilitar este cálculo y determinar el valor de los aportes que deben realizar, la UGPP ofrece una calculadora online que realiza esta tarea. Es esencial que los trabajadores independientes realicen este cálculo de manera precisa para cumplir con sus obligaciones y garantizar su protección social.

¿Quién es responsable de realizar los aportes a la seguridad social basados en el IBC?

En el caso de trabajadores dependientes, el empleador es responsable de calcular y realizar los aportes a la seguridad social basados en el IBC del trabajador. Para los independientes, ellos mismos deben encargarse de calcular su IBC y efectuar los aportes correspondientes al Sistema General de Seguridad Social. 

Hay que aclarar, por obvio que resulte, que esta es una obligación ineludible tanto para independientes como para dependientes. 

¿Cuáles son las condiciones para liquidar aportes con la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes -PILA-?

Dicho instrumento se ocupa de liquidar aportes que tienen que ser abonados conforme lo establecido por las normas de seguridad social.

El monto es calculado en virtud de la información que cada colaborador vuelque en la planilla, pues en ella debe indicarse el salario percibido del sujeto -Ingreso Base de Cotización-, condición de cada colaborador si es pensionado, o en cuyo caso se tratare de un estudiante o madre comunitaria, entre otras cotizaciones existentes.

El decreto de 1990/2016, advierte ciertos ajustes necesarios para calcular los montos de la seguridad social:

Para el Ingreso Base de Cotización, los importes con decimales deben aproximarse al peso elevado más cercano. Por ejemplo, si tomamos en cuenta un IBC de $1.800.304,78, el importe deberá redondearse a un valor de $1.800.305, e indicar este cómputo para iniciar la cotización.

¿Cómo se deben manejar los decimales al calcular el IBC para la PILA?

Al calcular el IBC para la PILA, es importante manejar los decimales de manera precisa para evitar inconsistencias en los aportes. Aunque las fuentes oficiales no especifican un método estándar para el redondeo de decimales en el IBC, se recomienda que los valores sean consistentes y reflejen con exactitud los ingresos del trabajador. Es aconsejable revisar las normativas vigentes o consultar con la UGPP para obtener directrices específicas sobre el manejo de decimales en estos cálculos.

¿Qué consecuencias puede haber por reportar un IBC incorrecto?

Reportar un IBC incorrecto puede acarrear diversas consecuencias legales y financieras. La UGPP puede iniciar acciones de determinación y cobro por omisiones o inexactitudes en los aportes parafiscales. Además, el empleador o trabajador independiente podría enfrentar sanciones económicas y estar obligado a corregir las inconsistencias mediante pagos adicionales ante las entidades administradoras.