¿Cómo liquidar vacaciones compensadas y disfrutadas?

Es común que para los primeros meses del año y especialmente durante enero, los trabajadores aprovechen para solicitar sus vacaciones acumuladas en el año. Ya sea para tomarse un espacio de descanso, reconectar con la familia o simplemente tomar un respiro. Sin embargo, aunque para muchas personas el descanso no es negociable, hay quienes no tienen viajes o planes cercanos y optan por solicitar parte de las vacaciones en dinero y así, poder solventar deudas o usar el dinero para gastos personales.

¿Qué son las vacaciones compensadas en Colombia?

Las vacaciones compensadas corresponden a la compensación económica de los días, en lugar del descanso. Es decir, el trabajador decide o no puede tomar las vacaciones y, en cambio, recibe el pago correspondiente a los días de salario. 

Esta opción es particularmente útil en situaciones donde las necesidades operativas del negocio o las preferencias personales del trabajador dificultan que se tomen los días de descanso de manera efectiva. Por ejemplo, en momentos de alta demanda laboral o cuando el colaborador busca un ingreso adicional para cubrir gastos imprevistos o alcanzar metas financieras.

¿Cómo se liquidan las vacaciones compensadas?

1. Calcula frente al salario base: La compensación económica se calcula con base en el salario mensual vigente del trabajador al momento de realizar el acuerdo de compensación, incluso si las vacaciones corresponden a un periodo anterior.
2. Define los días de vacaciones a compensar: En Colombia, según el Código Sustantivo del Trabajo, las vacaciones compensadas deben corresponder únicamente a los días hábiles, dado que no habría un rango de fechas a compensar. Es decir, si un trabajador solicita 7 días de vacaciones compensadas, se pagan 7 días calendario y en el pasivo de vacaciones se descuentan 7 días hábiles.

• Aplica la fórmula matemática para liquidar las vacaciones compensadas (días compensados x salario / 30 días), por ejemplo: 

15 x 2.300.000 / 30 = 1.150.000

Condiciones para otorgar vacaciones compensadas

Las vacaciones compensadas son una alternativa que permite a los trabajadores recibir un ingreso económico en lugar de disfrutar sus días de descanso. Sin embargo, esta opción está sujeta a ciertas condiciones clave que aseguran el respeto a los derechos laborales y un manejo justo para ambas partes.

1. Cumplir con el tiempo de trabajo: Para que un trabajador pueda optar por vacaciones compensadas, es fundamental que haya cumplido al menos un año de trabajo continuo en la empresa. Este periodo garantiza que el derecho a las vacaciones haya sido generado y que el colaborador pueda decidir cómo desea manejar esos días de descanso acumulados.
2. Un acuerdo entre empleador y trabajador: Las vacaciones compensadas deben ser acordadas entre el trabajador y el empleador. Es importante que este acuerdo sea voluntario y no impuesto por la empresa, ya que el descanso sigue siendo un derecho laboral. De igual forma, el trabajador no puede renunciar automáticamente a sus vacaciones sin considerar los términos y las implicaciones de dicha decisión. La comunicación abierta y el consenso son esenciales para que esta medida beneficie a ambas partes.
3. Días a compensar: De acuerdo con el artículo 189 del Código Sustantivo de Trabajo, se puede compensar hasta la mitad de las vacaciones por periodo. Es decir, de un período de 15 días hábiles, se podrá compensar hasta 7 días, siempre y cuando en el mismo período que se pague, se disfruten 8 días de forma ininterrumpida. 
4. Pago basado en el salario vigente: La compensación económica debe calcularse con el salario actual del trabajador, es decir, el que esté devengando en el momento en que se acuerde la compensación, incluso si las vacaciones se causaron en años anteriores. Este punto es crucial porque asegura que el colaborador reciba un pago acorde a sus condiciones laborales actuales y no se vea afectado por cambios o incrementos salariales ocurridos después de haber generado el derecho a sus vacaciones.

Estas condiciones no solo buscan cumplir con la normativa laboral, sino también garantizar que tanto el trabajador como el empleador se beneficien de una solución equitativa. Por un lado, el colaborador tiene la oportunidad de recibir un ingreso adicional para atender necesidades inmediatas o cumplir metas financieras. Por otro lado, la empresa puede gestionar mejor las ausencias y mantener la continuidad operativa.

¿Qué son las vacaciones disfrutadas?

Las vacaciones disfrutadas equivalen 15 días hábiles de descanso remunerado que tienen como derecho los trabajadores cuando cumplen un periodo de 12 meses consecutivos trabajando. Durante estos días de descanso, generalmente las personas se liberan de sus responsabilidades laborales, con el objetivo de recuperar energía, disfrutar de tiempo personal o familiar y cuidar su bienestar físico y mental.

¿Se pueden tomar vacaciones antes de cumplir el año?

Algunas empresas, dependiendo de sus políticas internas y previa negociación con el trabajador, pueden permitir la anticipación de las vacaciones. En estos casos, es fundamental que ambas partes lleguen a un acuerdo formal y que se documente adecuadamente para evitar conflictos futuros. Esta práctica no es obligatoria para el empleador, por lo que dependerá de las condiciones específicas de cada organización y su voluntad de ofrecer mayor flexibilidad a sus colaboradores.

¿Cómo se liquidan las vacaciones disfrutadas?

La fórmula para liquidar las vacaciones disfrutadas es sencilla, primero se divide el salario mensual del trabajador entre 30, lo que permite determinar el costo diario de cada día laborado. Luego, este valor se multiplica por la cantidad de días de vacaciones, considerando tanto los 15 días hábiles como los sábados, domingos o festivos que formen parte del periodo vacacional, por ejemplo: 

2.300.000 / 30 = (76.666 x 15) = 1.150.000

Beneficios de las vacaciones para las empresas

• Mejora en la productividad: Un colaborador que haya descansado, regresa con mayor motivación, concentración y energía, lo que aumenta su rendimiento laboral.
• Reducción del estrés laboral: Las vacaciones ayudan a prevenir el agotamiento emocional y físico, promoviendo un ambiente de trabajo más saludable.
• Mayor retención del talento: Ofrecer descansos adecuados mejora la satisfacción del personal, reduciendo la rotación y fortaleciendo el compromiso con la empresa.
• Clima laboral positivo: Las vacaciones contribuyen a crear un ambiente de trabajo equilibrado, donde los colaboradores perciben que su bienestar es valorado.
• Mejor toma de decisiones: El descanso permite que los colaboradores enfrenten los retos con una perspectiva renovada, lo que se traduce en decisiones más acertadas.
• Cumplimiento legal: Garantizar las vacaciones evita sanciones legales y refuerza la reputación de la empresa como un lugar de trabajo responsable.
• Promoción de la creatividad: Durante el tiempo libre, los colaboradores suelen encontrar nuevas ideas y enfoques que benefician a la organización.
• Mayor cohesión en equipos: Cuando los colaboradores tienen descansos programados, se fortalecen las dinámicas internas al redistribuir temporalmente las tareas y colaborar en equipo.
• Reducción de errores: El descanso disminuye el riesgo de cometer errores relacionados con el cansancio o la falta de atención.
• Imagen corporativa atractiva: Las empresas que respetan y fomentan el derecho a las vacaciones son percibidas como lugares donde se valora a las personas, atrayendo más y mejor talento.

Liquidar vacaciones compensadas y disfrutadas correctamente no es solo una obligación legal, sino también una forma de garantizar relaciones laborales saludables y equilibradas. Ya sea que el trabajador opte por descansar o recibir su compensación económica, entender y aplicar los cálculos adecuados es esencial para evitar conflictos y garantizar el bienestar tanto del colaborador como de la empresa.

¿Necesitas una mano con la liquidación de vacaciones?

Gestionar vacaciones, ya sean compensadas o disfrutadas, puede ser un reto para las áreas de recursos humanos. Aquí es donde plataformas como Buk marcan la diferencia. Buk automatiza el cálculo de vacaciones, asegura el cumplimiento de la normativa vigente y facilita la planificación de los equipos. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce errores y mejora la experiencia de los colaboradores. Agenda una llamada aquí y hablemos de cómo podemos potenciar la gestión de personas en tu organización.