¿Cómo hacer las provisiones de nómina? Guía para una gestión eficiente

A continuación, te contaremos todo lo que necesitas sobre las provisiones de nómina: desde cómo calcularlas y pagarlas hasta cuáles son las herramientas que te pueden ayudar con este proceso. ¡Acompáñanos!

Las provisiones de nómina son un aspecto crucial de la gestión financiera de cualquier empresa. Representan la estimación de los pagos futuros relacionados con las obligaciones laborales, como primas, vacaciones, cesantías,intereses de cesantías, entre otras. Una adecuada gestión de estas provisiones permite a las empresas:

• Mejorar su flujo de caja: al anticipar los gastos, las empresas pueden planificar sus finanzas de manera más eficiente y evitar imprevistos.
• Cumplir con sus obligaciones legales: el pago oportuno de las provisiones de nómina es obligatorio por ley, y su incumplimiento puede acarrear sanciones.
• Optimizar sus resultados financieros: una gestión eficiente de las provisiones de nómina puede generar ahorros significativos para la empresa.

En este artículo, te guiaremos paso a paso en el proceso de hacer las provisiones de nómina de forma eficiente. Conoce las herramientas, los conceptos y las mejores prácticas necesarias para que puedas gestionar este aspecto fundamental dentro de tu empresa. ¡Acompáñanos!

Paso 1: Identificar las obligaciones laborales

El primer paso para hacer las provisiones de nómina es identificar todas las obligaciones laborales que tiene la empresa con sus colaboradores. Estas obligaciones pueden incluir:

• Primas: salario adicional que se paga a los trabajadores en algunas épocas del año, como Navidad o mitad de año.
• Vacaciones: pago que se otorga a los colaboradores por el tiempo de descanso remunerado que han disfrutado.
• Cesantías:ahorro que tienen los trabajadores en caso de que se encuentren desempleados o deseen, teniendo un contrato vigente, invertirlo para fines de vivienda o educación.

Paso 2: calcular el valor de cada provisión

Una vez que hayas identificado las obligaciones laborales, debes calcular el valor de cada provisión. Para ello, necesitarás la siguiente información:

Para el cálculo de provisiones de prestaciones, las empresas pueden elegir el método que desean aplicar. Existen dos métodos para la liquidación de provisión:

Provisión de ejecución mensual o porcentaje fijo: Este método aplica un porcentaje a la base mensual calculada que sea factor prestacional, donde cada prestación tiene un % establecido conocido como Factor Prestacional, para ello debes tener en cuenta lo siguiente:

• Salario básico: es el salario mensual que se paga al trabajador.
• Factores salariales: son los pagos adicionales que se hacen al trabajador, como primas, horas extras, comisiones, etc.
• Factor prestacional: es un porcentaje que se aplica al salario base y a los factores salariales para determinar el valor de la provisión. El factor prestacional varía dependiendo del tipo de prestación. Por ejemplo: 
   
  • Cesantías: 8.33%.
  • Intereses sobre cesantías: 12% anual sobre las cesantías.
  • Prima: 8.33%.
  • Vacaciones: 4.17%

Fórmula para calcular el valor de la provisión:

Provisión de nómina = (Salario básico + Factores salariales) x Factor prestacional

Ejemplo: Provisión de cesantías: 

Un trabajador tiene un salario básico de $1.300.000 y recibe una bonificación prestacional, u otro concepto equivalente al 50% de su salario básico. El factor prestacional para esta prestación es del 8,33%. ¿Cuál es el valor de la provisión de nómina para la prestación en contexto?

Provisión de nómina = ($1.300.000 + $500.000) x 8,33% = $150000

Provisión consolidada: Este método realiza un cálculo al corte de cada mes del valor real a pagar al empleado por cada prestación teniendo en cuenta la fecha de cada una de ellas y además tiene en cuenta lo que hemos provisionado en los meses anteriores de cada prestación, este método permite tener una causación del valor de provisión más exacto realizando ajustes en caso de cambios en la información del empleado.

Paso 3: registrar las provisiones de nómina en la contabilidad

Las provisiones de nómina se registran como un gasto en el estado de resultados de la empresa. También se registran como una cuenta de pasivo en el balance general.

Paso 4: monitorear las provisiones de nómina

Es importante monitorear las provisiones de nómina de forma periódica para asegurarte de que se encuentran en el nivel adecuado. Esto te permitirá identificar cualquier desviación entre el presupuesto y la realidad y tomar las medidas correctivas necesarias.

Herramientas para hacer las provisiones de nómina

Existen diversas herramientas que pueden ayudarte a hacer las provisiones de nómina de forma más eficiente. Estas herramientas pueden incluir:

• Software de nómina: un software de nómina como Buk será la mejor alternativa para automatizar el cálculo y la contabilización de las provisiones de nómina. Esta herramienta te permitirá obtener resultados precisos mientras reduces tu tiempo de operaciones al realizar este tipo de cálculos.
• Plantillas de Excel: existen plantillas de Excel disponibles que puedes utilizar para calcular las provisiones de nómina de forma manual.
• Asesoría contable: si lo necesitas, puedes contratar a un asesor contable para que te ayude a hacer las provisiones de nómina.

Mejores prácticas para hacer las provisiones de nómina

Para una gestión eficiente de las provisiones de nómina, se recomienda seguir las siguientes prácticas:

• Establecer un presupuesto anual de provisiones de nómina: este presupuesto debe tener en cuenta los ingresos proyectados, los gastos fijos y variables, el número de trabajadores, el tipo de contrato, el salario y los beneficios que se ofrecen.
• Utilizar un software de gestión de nómina: Buk puede ayudarte a automatizar el cálculo y la contabilización de las provisiones de nómina de una forma práctica y confiable que te permitirá ahorrar tiempo de trabajo y reducir los errores al máximo.
• Capacitar al personal del área de contabilidad y finanzas: el personal debe estar capacitado para comprender el concepto de las provisiones de nómina, su cálculo y contabilización.
• Mantente actualizado en cuanto a variaciones de la legislación laboral. La legislación laboral puede cambiar con el tiempo, por lo que es importante mantenerse actualizado para asegurarse de que las provisiones de nómina se calculan correctamente.

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