Los estándares internacionales ISO se aplican en los procesos de gestión documental en la cotidianidad de las compañías. Estas normas ofrecen un marco legal que otorgan conformidad a la gestión de documentos, al tiempo que varias de las prácticas que tienden a favorecer los sistemas y controles documentales, tecnologías y otros requisitos importantes del software.
Así, por ejemplo, las normas como ISO 30301 referente a la gestión de archivos, ISO 23081 que alude a metadatos, o la propia ISO 27001 atinente a la seguridad informativa, resultan esenciales para este proceso tan útil en las empresas.
En síntesis, en los procesos de gestión documental coexisten normas ISO, que certifican un adecuado funcionamiento dentro del alcance proporcionado al interior de una organización -ej.: calidad de la información y custodia de los documentos-.
¿Qué es ISO 9001 en la gestión documental?
Proclamada como un pilar normativo mundial, esta norma establece los principios axiales de la gestión de documentos y cómo estos favorecen a las diversas organizaciones, respecto a la administración y regulación de su rendimiento, llevándolas hacia su máxima eficiencia de resultados. Algunos de estos principios son la atención clientelar, colaboración del personal, progreso constante, mejor de la administración y gestión, liderazgo, toma de iniciativas y buenos tratos con los proveedores.
ISO 9001 centra toda su atención en los componentes que debe contar toda empresa para obtener el éxito en la comercialización de bienes y servicios.
Este sistema de gestión de la calidad, es importante no solo en compañías pequeñas sino también en las de grandes estructuras. La implementación de notorias mejoras en todo el circuito empresarial produce grandes expectativas y óptimos resultados que hace que toda empresa, desee aplicar estos procedimientos.
La normativa de calidad ISO 9001 se constituye por una serie de conjuntos de políticas y procedimientos documentados.
Este plexo normativo, define el modo en que se produce la elaboración y posterior entrega de productos y servicios a los usuarios y clientes de la compañía.
Esta norma de calidad documental implanta los siguientes hábitos en la organización:
- La elaboración de productos y servicios que sean satisfactorios para los usuarios y cumplan la legalidad vigente.
- Asegurarse el cumplimiento de los requisitos por medio de la efectiva constatación de los niveles de satisfacción clientelar.
Aparte de esta norma, existen otras directrices legales que complementan la calidad documental, como, por ejemplo, las normas vinculadas con auditorías y principios de la gestión de documentos.
¿En qué consiste el control documental para ISO 9001 de gestión de calidad?
Toda documentación del SGC debe poseer una máxima protección. El control de la información se vuelve indispensable en la calidad documental e implica que la información documentada esté:
- Habilitada para su ejecución, en el momento y sitio que se necesite.
- Aumente considerablemente la base de datos de una empresa.
- Evite la multiplicación de las actividades y tareas como también los tiempos que demora la búsqueda de archivos interna de la entidad.
- Potencia los niveles de calidad y beneficios al interior de organización.
Como medida rectora de la calidad documental se encuentra el control informativo. Así, por ejemplo, toda empresa tiene archivados documentos importantes, y busca actualizarlos para incorporar mayores utilidades, donde esos cambios, sean identificados con otras clasificaciones alfabéticas o numeral en la versión de los archivos.
El control documental presenta un tiempo de conservación del acervo documental. Todo aspecto que englobe fechas de caducidad o preclusión en esta materia se encuentra regulada, en el fondo, en las legislaciones específicas donde se desea materializar la normativa ISO y obtener un certificado que avale dicha experiencia.
Los beneficios más habituales de un adecuado control documental son:
• Lograr la mejora de la imagen corporativa y lealtad del usuario: Conseguir la certificación auténtica ISO, alcanzará con mayor facilidad los propósitos de la fidelización clientelar y el robustecimiento de la imagen de la compañía, en función de los productos y servicios comercializados.
• Elevar la satisfacción de los usuarios: Asociar los deseos y necesidades de los clientes con los productos y servicios que ofrece la empresa, será el pulso más palpable de los resultados probados en la organización y la relación de esta con los clientes.
• Incorporar a todos los miembros y generar una cultura de excelencia: Todo trabajador forma parte del capital humano más enriquecedor de la empresa. Cada operario es la herramienta para llevar a cabo las directrices de la norma ISO en cuanto a calidad documental se hable.
• Eficacia de procedimiento y acciones empresariales: El enfoque ingenioso de la normativa, consigue la disminución de los costes y el inexorable aumento de eficacia en la ejecución y consumación de las actividades empresariales.
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