Onboarding: qué es y cómo prepararlo

El concepto de Onboarding ha comenzado a abrirse paso y a ser considerado como uno de los procesos más importantes a la hora de atraer talentos, reclutar y crear un ambiente laboral exitoso. Pero... ¿Qué es y cómo se aplica? 

Si bien muchos creen que es una nueva tendencia, la verdad es que es un proceso que se realiza desde siempre y que la mayoría ha experimentado alguna vez en la vida al entrar a un nuevo trabajo. Hoy en día, se ha comprobado que este proceso aporta mucho a la cultura y al bienestar de la organización y se ha comenzado a potenciar de tal forma que se ha convertido en una pieza clave para la atracción, selección y retención del talento en la empresa. 

¡Aquí te contamos todo lo que debes saber sobre el Onboarding! Toma nota y comienza a aplicarlo en tu organización, te ayudará a crear un lugar de trabajo más feliz.

Objetivos de un programa de Onboarding

1. Informar al colaborador acerca de los reglamentos y lineamientos generales de la empresa. 

Uno de los principales objetivos de realizar un proceso de Onboarding es que la nueva contratación conozca en profundidad cómo es la organización. Es un muy buen proceso para comunicar e informar al nuevo colaborador sobre la misión y el valor de la empresa. Además, es una excelente oportunidad para dejar todo claro desde el inicio, introduciendo el reglamento y lineamiento general de la empresa, desde su horario, código de vestimenta, beneficios, etc. 

2. Introducirlo a la cultura organizacional

El Onboarding te permite ser una vitrina de cómo funciona la organización y cómo es el ambiente laboral que se vive dentro. Si bien, la nueva contratación, solo trabajará de forma directa con su equipo de trabajo, es importante poder hacerlo parte y presentarle el resto de las áreas. A la vez, te recomendamos que puedas ayudarlo a que viva alguna experiencia social dentro de la empresa para que pueda sentir de cerca la cultura interna de la organización. 

3. Ayudarlo a sentirse bienvenido y a adaptarse al nuevo empleo

¡Siempre es difícil entrar a un lugar nuevo! Para algunos es más fácil que para otros. El proceso de Onboarding tiene como objetivo dar la bienvenida al nuevo colaborador, acompañarlo durante sus primeros días de trabajo y ayudarlo a adaptarse a sus tareas, nuevas responsabilidades y eventos laborales. 

4. Buscar disminuir la rotación de personal

Según estudios, un buen proceso de Onboarding, te permite atraer buenos talentos que tengan interés por tu organización. A la vez, las nuevas contrataciones se sienten tan considerados y apoyados en su integración, que aumenta su motivación y compromiso por la empresa, lo que genera una disminución de la rotación y hace que quieran quedarse por mucho tiempo trabajando en la organización. 

5. Minimizar el sentido de incertidumbre y cambio en la persona

El Onboarding ayuda mucho a minimizar el sentido de incertidumbre de las nuevas contrataciones. Un proceso de Onboarding exitoso permite guiar al colaborador en sus nuevas responsabilidades, a conocer sus objetivos profesionales y las metas organizacionales que tiene la empresa. 

6. Brindar conocimientos y herramientas para lograr independencia e integración

Las primeras semanas de trabajo son esenciales para entregarle la seguridad y confianza al  colaborador para que pueda expresarse y tenga confianza en desarrollarse profesionalmente.  Un Onboarding exitoso permite enseñar y entregar todas las herramientas adecuadas para que la persona tenga independencia y logre integrarse bien dentro del equipo y con las otras áreas.

Beneficios de un programa de Onboarding

1. Acelera el tiempo de adaptación

Está comprobado que un buen proceso de Onboarding acelera el proceso de adaptación de los nuevos colaboradores en la empresa, en comparación con aquellas organizaciones que dejan que sus contrataciones exploren por si solos sus nuevas responsabilidades.

Estar acompañando y guiando al nuevo colaborador, permite que éste se adapte fácilmente al equipo de trabajo, conozca más rápido a sus compañeros, pueda comenzar a crear estrategias y pensar en los objetivos de la empresa mucho más rápido que un proceso normal.  

2. Mejora la tasa de retención

Un Onboarding exitoso hace que los nuevos colaboradores se sientan considerados, tomados en cuenta y alentados a ir por más. Estos sentimiento se potencian aún más cuando hay una jefatura que guía día a día las acciones y encamina las estrategias de los colaboradores, generando un feedback continuo. De esta forma, la motivación y el compromiso por parte de los colaboradores hacia la empresa aumenta y hace que la rotación o fuga de talentos sea cada vez menor.

¡Se crea un lugar de trabajo más feliz!

3. Reduce los costos de rotación

¡Retener al talento es disminuir la rotación! Mientras más feliz sea tu lugar de trabajo y mayor sea la motivación y compromiso de tus colaboradores hacia la empresa, entonces tendrás menos rotación. Esto significa que tu organización no se convertirá en una puerta giratoria, sino que potenciará el proceso de atraer, cada vez más, a mejores talentos y mantenerlos felices para que puedan desarrollarse profesionalmente en la empresa. 

4. Incrementa la eficiencia

Un buen proceso de Onboarding ayuda a hacer mucho más eficiente la incorporación de los nuevos talentos a la organización y el comienzo de su desarrollo profesional en la empresa. El hecho de ir acompañando y guiando a la persona en sus primeras semanas, hace que todos los procesos se realicen de manera más rápida y en un par de días el colaborador queda listo para desempeñarse profesionalmente. 

5. Integra al colaborador a la cultura organizacional

Presentar la cultura organizacional a los nuevos colaboradores, es uno de los puntos más importantes del proceso de Onboarding. ¡Realizando un buen acompañamiento, el colaborador podrá vivir en carne propia la cultura de la empresa y no será un espectador! El Onboarding significa integrar, guiar y acompañar.

6. Fomentar el incremento del compromiso organizacional

Uno de los grandes beneficios que trae el Onboarding es que el nuevo colaborador es capaz de captar el nivel de compromiso que existe en la empresa. No solo por sentirse acompañado y guiado durante sus primeras semanas, sino porque logra darse cuenta de cómo todos los colaboradores vibran por conseguir las metas organizacionales, se llevan bien dentro y fuera del equipo de trabajo y existe un buen clima laboral.

Consejos para un onboarding efectivo

Antes de comenzar a planificar una estrategia de Onboarding para tu empresa, te recomendamos que consideres los siguientes consejos para hacer de este proceso algo realmente exitoso.

• Ofrece una experiencia positiva desde el primer momento

¡La primera impresión es la que vale! Es por eso que es muy importante ofrecer una experiencia positiva desde el primer momento. Debe sentirse bienvenido, esperado por sus compañeros y guiado por su jefatura. Si logras una buena primera impresión, solo generarás mayor motivación y compromiso por parte del nuevo talento. 

• Permite a la jefatura dedicar tiempo exclusivo para ayudar al colaborador

Es difícil hacer que el jefe pase tiempo personal con cada uno de los colaboradores de su equipo durante el día a día. Es por esto que te recomendamos que organices tu agenda y dejes tiempo libre para poder tener exclusividad con el nuevo integrante. No solo podrás ayudarlo y guiarlo en sus nuevas responsabilidades, sino que tendrás el privilegio de poder conocer la personalidad y quizás un poco de la historia personal o profesional del colaborador. 

• Presenta al colaborador al equipo

Antes de que se integre el nuevo colaborador a tu equipo, te recomendamos que puedas anunciar a tu equipo que se integrará una nueva persona y las funciones que va a cumplir dentro del área. Cuando llegue el día de entrada, coordina una reunión de equipo donde puedas presentar al nuevo integrante, intercambien experiencias, historias y dejen las puertas abiertas para poder ayudarlo o apoyarlo cuando lo necesite.

• Invertir tiempo y recursos en capacitación e inducción

Para que el colaborador sepa cuáles son las metas organizacionales y los objetivos que debe cumplir su área, es importante que puedas invertir tiempo y te dediques a enseñarle cómo funciona la empresa y qué se espera de él. Te recomendamos que durante la primera semana, puedas coordinar algunas reuniones exclusivas para poder entregar la mayor cantidad de información y herramientas posibles para que pueda desarrollarse profesionalmente en la empresa y logre más de lo esperado. 

• Asigna a un compañero para que sea su guía y apoyo

Muchas veces el jefe no puede dedicarse por completo al proceso de Onboarding del nuevo integrante, es por eso que una buena idea es asignar a un compañero para que pueda guiar y apoyar al nuevo colaborador en sus tareas diarias. una buena forma es que la estrategia de los grandes proyectos se puedan revisar con jefatura, pero la ejecución del día a día de sus tareas o responsabilidades, pueden generarse con el apoyo del compañero o guía.

Errores comunes que quieres evitar

No subestimes el proceso de Onboarding. Te recomendamos que pongas atención a estos puntos para que no cometas los típicos errores que pueden hacer que el proceso no sea tan exitoso como se espera. 

• No comenzar el proceso de integración desde el primer día

¡No entregues toda la información en el primer día! El nuevo colaborador esta recién entrando y conociendo a sus compañeros, la estrategia empresarial, sus nuevas responsabilidades y la cultura organizacional. Dale un tiempo para que se pueda adaptar y contempla que el proceso de integración puede tomar un par de días, incluso una semana. ¡Ten paciencia, que el apuro no conduce a nada!

• Limitar el proceso a una semana y no hacerlo continuo

¡Cuida el tiempo! Un Onboarding muy corto u otro muy largo, pueden traer desmotivación por parte del colaborador. Por un lado, el colaborador puede creer que no lo toman en cuenta y es olvidado y en el otro, que no confían en sus capacidades y no puede desarrollarse profesionalmente por sí solo. 

• No establecer los objetivos desde el principio

Te recomendamos que poco a poco vayas introduciendo sus objetivos. A medida que vaya cumpliendo aquellos que son más logrables de hacer, puedes ir sumando más responsabilidades. 

• No preparar el área de trabajo

Recibir a un nuevo integrante, significa preparar su lugar de trabajo: acomodarlo en una oficina, dejar un espacio en el escritorio donde pueda trabajar, proveer todas las herramientas necesarias para que pueda desarrollarse profesionalmente.

• No darle a conocer cómo ha sido su desempeño desde el principio

Es importante ir haciendo un feedback continuo, en especial durante el proceso de Onboarding. Mientras más claras estén las fortalezas y oportunidades de mejora, mejor será su desempeño pues se inclinará cada vez más a las metas organizacionales y a lo que se espera de él como nuevo talento.

• Olvidarse del onboarding

¡El día a día puede ser un pésimo enemigo! No olvides el proceso de Onboarding. Organiza tu calendario, baja y concreta las nuevas tareas y responsabilidades que tendrá el colaborador y coordina tu agenda para que puedan quedar espacios libres donde puedas ser la mejor guía y apoyo que un colaborador pueda tener. 

• No formar al nuevo colaborador, o inundarlos con información inútil 

¡Vamos al grano! no es necesario explicarle con detalle lo que hace cada área de la empresa o las responsabilidades de cada colaborador. Intenta ir al grano y explicar de manera detallada aquellas acciones que vinculen su trabajo diario con él. Todo aquello que se escapa de su labor diaria o competencia, se puede describir de manera superficial o más general. De todas formas, siempre ofrece la oportunidad de poder conocer esas otras áreas u proyectos para mejorar su desarrollo personal como profesional.