Nuestro país sigue avanzando hacia la transformación digital y entre los empresarios colombianos las dudas que se despiertan hoy en día para este tema son atribuídas al Proyecto de Resolución de Nómina Electrónica que lanzó la DIAN.
Aunque ya se tiene mucha mas claridad sobre quienes están obligados a implementar la nómina electrónica y en qué fechas deben comenzar con la generación y transmisión del documento, todavía hay interrogantes y confusiones acerca de este proceso.
En esta nota te ayudamos a responder algunas preguntas frecuentes para que lleves tu implementación de nómina electrónica de una forma mas tranquila.
¿Por qué la DIAN decidió establecer un proyecto de nómina electrónica? ¿Cuál es el objetivo?
Para nadie es un secreto que la DIAN está promoviendo la transformación digital y siguiéndose por el esquema UBL (Universal Business Language) está comenzando a llevar a librerías estandar documentos empresariales. como facturas u ordenes de venta, en formato XML.
Se comenzó con la facturación electrónica, ahora estamos en temas de nómina y la idea es que a futuro se trabaje con más documentos electrónicos.
En temas de nómina puntualmente se logra recopilar la información de cualquier contribuyente sin necesidad de depender de las empresas, lo que resulta en una mayor eficiencia en control y fiscalización.
¿Es lo mismo la nómina electrónica que la digitalización de nómina?
No es lo mismo. Es importante aprender a diferenciar entre liquidar la nómina con herramientas digitales y el hecho de presentarla a la DIAN.
La digitalización de la nómina hace referencia a que entregues tu proceso de liquidación de nómina a un software, que permitirá te realizar esta tarea de manera rápida y sencilla. La nómina electrónica por su parte, es la transmisión a la DIAN de la información de los desprendibles de nómina por cada uno de tus colaboradores.
¿Es permitido enviar un consolidado de nómina a la DIAN?
No es lo permitido. La normativa dice que la emisión del soporte de pago de nomina electrónica debe ser enviada por cada colaborador.
¿Se debe enviar el desprendible digital a los colaboradores por e-mail?
Efectivamente el e-mail es una de las vías por donde se puede hacer llegar el desprendible electrónico a los colaboradores, pero no es la única.
El desprendible puede ser consultado y descargado a través del portal web del proveedor tecnológico de nómina electrónica. Por otro lado, si tu empresa cuenta con un portal donde los colaboradores habitualmente descargan información, comprobantes, etc., también se podrá exponer el desprendible electrónico por ese medio.
¿Si mi empresa paga la nomina a colaboradores de forma semanal, quincenal o cada 20 días, se debe transmitir a la DIAN en esa periodicidad?
Independientemente de la periodicidad con la que se hagan los pagos, la nómina electrónica debe generarse de forma mensual.
¿Cómo se genera la nómina electrónica?
Primero es necesario relizar la nómina como tal, que puede ser generada por softwares de nómina o por otras herramientas con las que se trabaje de forma manual.
En cualquiera de los casos, una vez se obtenga esta información, el software o la herramienta contable de liquidación de nómina debe integrarse con los proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN para completar el procedimiento de generación y transmisión del soporte de pago de nómina electrónica.
¿Qué información debe contener el documento soporte de pago de nómina electrónica?
Entre la información que debe contener el documento soporte de pago de nómina electrónica encontramos:
1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
2. Nombres y apellidos, o razón social y NIT del empleador
3. Nombres y apellidos y número de identificación del colaborador o beneficiario del pago.
4. Código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
6. Valor devengado de nómina del colaborador
7. Valor deducciones nómina del solaborador
8. El valor total diferencia entre devengos y deducciones
10. El medio de pago
11. Fecha y hora de generación.
12. Informacióndel fabricante del software, el nombre del software y del proveedor de soluciones tecnológicas si lo tuviese.
Conozca otros requisitos aquí
¿Debo ajustar procesos internos de mi empresa para cumplir con la nómina eletrónica?
Es necesario ajustar algunos procesos en tu empresa, pero la idea es que con el apoyo y acompañamiento de un proveedor tecnológico de nómina electrónica puedas llevar esta transición de forma eficiente.
Por otro lado, si aun no cuentas con un software de nómina te recomendamos evalúes la posibilidad de implementarlo. Si bien no es extrictamente necesario para presentar la nómina electrónica a la DIAN, si te alivia la primera parte del proceso, donde como empresa debes mapear y extraer todos los datos necesarios de tus colaboradores para cumplir con los requerimientos. Con un software mantienes todos tus datos organizados, ahorras tiempo y evitas errores en la información. Además, los softwares de nómina están integrados con los proveedores tecnológicos, por lo tanto podrás llevar todo tu proceso de nómina electrónica desde un mismo lugar.
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