Nómina Electrónica para consorcios

¿Consorcios aplican la nómina electrónica?

En los contratos de colaboración empresarial como en los consorcios, uniones temporales, joint ventures y cuentas en participación, es recomendable generar la nómina electrónica con el propósito de que los involucrados, sustenten los costos y gastos que existieron en estas actividades.

El consorcio o la unión temporal debe presentar el documento soporte de nómina electrónica, ya que este cuenta con un NIT y a través de este debe pagar la nómina de sus colaboradores, gestionar la PILA, ejercer como empleador de los trabajadores aunque los costos y gastos que presente al finalizar el año, se pasan a los miembros o consorciados de la unión temporal.

También es bueno tener en cuenta que el Artículo 4 de la Resolución 000013 de 2021 muestra que los que deben emitir la nómina electrónica son los contribuyentes que utilicen los gastos y costos de la nómina como deducibles del impuesto de renta. Lo que quiere decir que en este caso los que utilizarán los costos y gastos son los integrantes de la unión temporal, pero el consorcio es quien debe presentar los documentos soporte de pago de la nómina electrónica de los colaboradores.

¿En qué casos los consorcios no deben presentar la nómina electrónica?

Se encuentran exentos de los aportes todos los consorcios, uniones temporales y patrimonios autónomos empleadores en donde todos sus miembros se encuentren exonerados del pago de aportes parafiscales a favor del SENA y del ICBF. También están exonerados del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud teniendo en cuenta las disposiciones del parágrafo 4 del Artículo 204 de la Ley 100 de 1993.

Responsabilidades tributarias de los consorcios

Según el Artículo 18 del ET, los contratos de colaboración empresarial tales como los consorcios, uniones temporales, joint ventures y las cuentas en participación, no son contribuyentes que respondan por el impuesto sobre la renta y complementarios.

Lo anterior se traduce a que los miembros del contrato de colaboración empresarial deben declarar de forma independiente sus activos, pasivos, ingresos, costos y deducciones que les corresponda, teniendo en cuenta la participación que tengan en los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos que incurran durante el desarrollo del contrato en colaboración empresarial.

¿Cómo justificar sus tributos?

En cualquier caso tributario, los participantes de los consorcios o uniones temporales deben llevar su registro de las actividades que desarrollen a favor del contrato realizado en colaboración empresarial, en este registro debe ser posible comprobar los ingresos, costos y gastos incurridos en el desarrollo del contrato, cabe destacar que para la conservación de la información contable se deben tener en cuenta las disposiciones del Artículo 632 del ET y del Artículo 46 de la Ley 962 de 2005. De igual forma, deben cumplir con las condiciones que describen los artículo 12 y 13 de la Ley 527 del 18 de agosto de 1999.

¿Es necesario que presenten el documento soporte de nómina los consorcios?

Los contribuyentes obligados deben emitir el documento soporte de pago de la nómina electrónica todos los meses, sin importar que realice pagos en periodos diferentes o inferiores, es decir que debes acumular la información relacionada con los valores devengados, deducidos y el valor total diferencial de la nómina exacta con los pagos o abonos que le hiciste a tus empleados y que corresponda al mes inmediatamente anterior del pago.

¿Qué sucede si un consorcio no presenta la nómina electrónica?

Según el Artículo 651 del ET, los contribuyentes obligados que no emitan su nómina electrónica pueden ser multados con una suma que no mayor a las 15.000 UVT, esta multa se fijará dependiendo de los casos que señalaremos a continuación.

Asumirás una multa del 5% del total de tu nómina en caso de que no proporciones la información que solciita la DIAN.

En caso de que suministres información inexacta y no la corrijas dentro de los plazos, la multa que debes pagar es del 4% de la suma de tu nómina.

Cuando suministres la información de tu nómina electrónica de forma extemporánea podrás ser multado con el 3% del valor de tu nómina.

¿Qué sucede si no conoces el valor de tu nómina?

Si tienes una multa por no emitir tu nómina electrónica pero no es posible saber la base para calcularla o la información no tiene cuantía, la multa será del 0.5% de tus ingresos netos. Si no tienes ingresos, tu multa será del 0.5% de tu patrimonio bruto que haya quedado matriculado en tu declaración de renta o de ingresos y patrimonio.

¿Cuándo debo comenzar la generación de los documentos de nómina para mi consorcio?

Si tu consorcio no ha comenzado a generar los documentos soporte por el pago a sus empleados, lo mejor es que lo hagas cuanto antes, lo primero que debes hacer es habilitarte en el servicio informático de la nómina electrónica de la DIAN, además tendrás un tiempo de máximo dos meses, que empieza a contar a partir de la realización de pagos o abonos en las cuentas de tus empleados o pensionados a cargo para formar los respectivos documentos soporte de tu nómina electrónica.

¿Cuál es la mejor manera para emitir la nómina electrónica en los consorcios?

Lo más recomendable es contratar los servicios de un proveedor de nómina electrónica autorizado por la DIAN. Con este podrás emitir tus documentos cumpliendo con todos los requisitos legales, técnicos y tecnológicos que exige la DIAN, además tendrás una herramienta que te ayudará a optimizar tu recurso humano para enfocarte en tareas más estratégicas.