El efecto de las reuniones de trabajo sin propósito

Las reuniones de trabajo son herramientas esenciales dentro de las organizaciones, ya que facilitan la coordinación y toma de decisiones. Sin embargo, cuando estas se vuelven excesivas, pueden afectar el bienestar de los colaboradores y generar una sensación de agotamiento.

Según el Foro Económico Mundial, las reuniones ineficientes son uno de los mayores impedimentos para la productividad en el entorno laboral. En muchas organizaciones, este fenómeno es conocido como "reunionitis", que ocurre cuando las reuniones son convocadas con demasiada frecuencia o sin un propósito claro.

Para abordar este problema, Buk llevó a cabo la encuesta Work In Progress en enero de 2024, que incluyó a más de 3,000 colaboradores de Colombia, Chile, México y Perú. Esta encuesta analiza, entre otras cuestiones, la frecuencia y percepción de las reuniones laborales. A continuación, se destacan algunos de los resultados más importantes:

• 4 de cada 10 colaboradores pasan al menos un tercio de su jornada laboral semanal en reuniones.
• Los empleados en cargos directivos pasan más tiempo en reuniones que aquellos en cargos administrativos o junior.
• 2 de cada 5 colaboradores consideran que sus reuniones no son de buena calidad.
• En Colombia y Perú, las reuniones son vistas con mejor percepción de calidad, con un 58% y 61% de colaboradores respectivamente que consideran sus reuniones como buenas.

Reunionitis: síntomas y percepciones

La encuesta revela que 4 de cada 10 empleados pasan un tercio de su jornada laboral semanal en reuniones. Este es uno de los principales indicadores de "reunionitis"  al interior de las organizaciones, ya que dedicar tanto tiempo a reuniones limita la capacidad de los empleados para completar sus otras tareas diarias.

Sin embargo, el tiempo que se dedica a las reuniones varía según el cargo. Mientras que la mayoría de los empleados en puestos junior pasa entre 1 y 2 horas diarias en reuniones (69% de los encuestados), en cargos directivos el 63% de los colaboradores dedica más de 3 horas diarias a reuniones. Dentro de este grupo, 44% invierte entre 3 y 4 horas, y 19% dedica más de 5 horas diarias.

Diferencias entre países: el caso de Colombia

Cuando se comparan los datos por país, Colombia destaca por el alto porcentaje de colaboradores (14%) que reportan pasar más de 5 horas diarias en reuniones. Este porcentaje es superior al de otros países de la región, donde el rango oscila entre el 9% y el 12%.  Además, el porcentaje de Colombia también es alto en cuanto al número de colaboradores que invierten 1 o 2 horas en reuniones: 58% dedican este tiempo al día. 

Reunionitis por género y cargo laboral

Los resultados de Work in Progress también reflejan diferencias significativas entre hombres y mujeres en cuanto al tiempo dedicado a reuniones de trabajo. En cargos ejecutivos, el 23% de las mujeres reporta pasar 5 horas o más en reuniones, en comparación con solo el 14% de los hombres. Esto indica que las mujeres en altos cargos suelen dedicar más tiempo a reuniones que sus contrapartes masculinos, lo que podría contribuir a un mayor nivel de estrés, tal como señala el informe Radiografía de las mujeres en el trabajo 2024 de Buk.

Percepción de la calidad de las reuniones y su impacto en la satisfacción laboral

La calidad percibida de las reuniones es otro indicador de "reunionitis". Aproximadamente el 45% de los colaboradores califican sus reuniones como de calidad neutra o mala, lo que sugiere una insatisfacción generalizada en la manera en que se gestionan estas juntas. 

Además, los empleados en posiciones senior son los más críticos, ya que solo el 50% considera que sus reuniones de trabajo son de buena calidad, en contraste con el 58% de los ejecutivos y empleados junior que expresan una percepción más positiva.

En cuanto a la calidad por países, tanto Perú como Colombia lideran en la región en cuanto a la percepción positiva de las reuniones, con el 61% y 58% de sus colaboradores respectivamente afirmando que sus reuniones de trabajo son provechosas. 

La calidad de las reuniones y su relación con la felicidad en el trabajo

Los datos también sugieren una relación entre la calidad de las reuniones y la felicidad laboral. En este sentido, destaca que un 73% de los empleados que perciben sus reuniones como de baja calidad reportan ser menos felices en su trabajo, mientras que aquellos (72%) que consideran que sus reuniones son eficientes, tienden a sentirse felices con mayor frecuencia.

5 Recomendaciones para mejorar la eficiencia de las reuniones de trabajo y combatir la “reunionitis” en Colombia

1. Definir objetivos claros: Antes de convocar una reunión, tener bien definidos los objetivos a alcanzar y los temas a tratar. Además, determinar si es realmente necesario reunir a todos o si la información puede ser comunicada eficazmente a través de un mensaje o correo electrónico.
2. Compartir información relevante antes y después de la reunión: Para garantizar que todos los participantes estén bien informados, es fundamental enviarles los documentos o notas relacionadas con la reunión con anticipación. Asimismo, tras la reunión, es bueno proporcionar un resumen con los puntos clave discutidos para que todos estén al tanto de las conclusiones y próximos pasos.
3. Seleccionar a los participantes adecuados: Para que una reunión sea productiva, solo deben asistir aquellas personas que tengan un rol relevante respecto al tema en discusión. Esto asegura que todos comprendan su papel y puedan contribuir de manera significativa.
4. Respetar los horarios establecidos: Definir claramente la hora de inicio y fin de la reunión ayuda a gestionar mejor el tiempo durante la sesión y permite a los participantes organizar sus agendas diarias de manera más eficiente.
5. Contar con un moderador: Designar a alguien para que modere la reunión y, si es posible, tome notas sobre los temas importantes tratados. Esto facilitará un flujo de comunicación continuo y permitirá llevar un registro adecuado de las decisiones y acuerdos.

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